Você que tem sua empresa inserida em um coworking ou pretende migrar para esse tipo de espaço, já pensou a respeito da importância da proteção de dados? 

Essa é uma questão fundamental, afinal, os seus dados, e possivelmente os do seu empreendimento, serão fornecidos à gestão do local. Além disso, é preciso pensar em como o seu negócio lida com os dados dos clientes, pois a proteção dessas informações é obrigação de toda organização.

Se você tem dúvidas sobre o que significa proteção de dados, sua importância e quer conferir dicas para aplicar na rotina da sua empresa, é só continuar a leitura!

O que significa proteção de dados?

O termo proteção de dados se refere às medidas tomadas por uma empresa para garantir a segurança das informações de pessoas e organizações. Isso inclui a proteção contra roubo, perda e vazamentos, assim como a garantia de que apenas funcionários autorizados tenham acesso.

Adotar medidas para proteger dados é importante porque as informações pessoais podem ser usadas para fins prejudiciais ao indivíduo. Além disso, no Brasil hoje existe uma legislação específica para proteger as informações pessoais de clientes e funcionários de empresas, a LGPD.

Uma organização pode adotar diversos tipos de medidas para a proteção de dados. Algumas ações incluem  criptografia, firewalls, autenticação de usuário e backups regulares. Além disso, as empresas devem ter políticas claras de privacidade, segurança de dados e treinamento dos funcionários.

O que é LGPD?

Anteriormente mencionamos a sigla LGPD, que significa Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Trata-se da lei brasileira que estabelece regras para a proteção de dados pessoais de indivíduos, tanto no ambiente online quanto offline.

Aprovada em 2018, a legislação começou a vigorar em 2020 e desde então as empresas precisaram adaptar seus processos para se adequar. Confira as principais informações a respeito.

Objetivo da LGPD: proteger os direitos fundamentais de privacidade e proteção de dados pessoais, garantindo a segurança jurídica para o seu tratamento.

A quem se aplica: a todas as organizações que realizam o tratamento de dados pessoais, incluindo empresas públicas e privadas, organizações sem fins lucrativos, órgãos governamentais etc.

Direitos dos titulares dos dados: saber quais dados estão sendo coletados, para que finalidade, com quem estão sendo compartilhados e por quanto tempo serão armazenados. Além disso, eles podem exigir a correção ou exclusão de dados incorretos, desatualizados ou desnecessários.

Penalidades: as empresas que não cumprirem as determinações da LGPD podem sofrer sanções administrativas e multas de até 2% do faturamento da empresa, limitado a R$ 50 milhões por infração.

Como um coworking deve proteger os dados dos seus usuários?

Como vimos anteriormente, toda empresa que lida com informações pessoais deve adotar medidas de proteção de dados. Quando uma pessoa procura um coworking e contrata serviços, precisa fornecer seus dados e também da sua empresa. Por isso, deve haver um cuidado por parte da gestão do local para mantê-los seguros.

Um serviço comum em coworkings é o de escritório virtual. Nele, a equipe do espaço recebe ligações e correspondências em nome das empresas dos usuários, transmite recados, entre outras atividades. Então, antes de confiar suas informações pessoais e da sua empresa, é preciso se certificar de que o local gerencia esses dados adequadamente.

Veja quais são algumas das medidas de proteção de dados adotadas pelas unidades Club Coworking:

• Os formulários para contratação dos serviços possuem o aceite dos termos atualizados da LGPD;
• Os computadores utilizados por colaboradores do Club passam por uma limpeza diária de arquivos;
• Há uma única base de dados compartilhada em domínio do Club, onde somente colaboradores autorizados têm acesso.

Proteção de dados para empresas – Dicas para aplicar no seu negócio

Além de optar por um coworking que lide com os seus dados de forma responsável, é preciso fazer o mesmo pelos seus clientes. Aproveite e confira dicas de proteção de dados para aplicar na sua empresa!

1. Crie uma política clara de proteção de dados

A empresa deve estabelecer políticas claras e objetivas sobre como os dados são coletados, processados, armazenados e compartilhados. Isso inclui a identificação dos tipos de dados pessoais que são coletados e o objetivo para o qual são utilizados.

Na dúvida, vale a pena consultar um especialista em proteção de dados. Existem advogados e profissionais de TI capacitados para prestar serviços de consultoria.

2. Mantenha os sistemas atualizados

Os sistemas usados pela empresa devem ser sempre atualizados com as últimas versões dos softwares. Isso ajuda a garantir que vulnerabilidades conhecidas sejam corrigidas e que seus sistemas estejam protegidos contra ameaças.

3. Implemente medidas de segurança

A empresa deve implementar medidas de segurança adequadas, como criptografia de dados, firewalls, autenticação de usuário e backups regulares.

Vale mencionar que 58% dos ataques e roubos de dados são direcionados a empresas de pequeno porte. Isso ocorre porque são empreendimentos que geralmente não têm um nível elevado de proteção.

As consequências podem envolver o vazamento de dados de clientes e outras informações valiosas do negócio. Então, é preciso investir em segurança cibernética para evitar prejuízos que podem custar a continuidade do empreendimento

4. Treine os funcionários

A empresa deve treinar seus funcionários em relação a práticas seguras para o manuseio de dados. Isso inclui ensinar os profissionais a reconhecer e evitar ataques de phishing e a manter senhas seguras.

5. Tenha um plano de contingência

É importante tomar todos os cuidados para que nada aconteça. No entanto, é necessário ter um plano de contingência para, no caso de uma eventualidade, agir rapidamente.

A empresa deve ter um plano para lidar com eventuais vazamentos de dados e outros problemas de segurança, a fim de minimizar os danos. Isso inclui a nomeação de uma equipe responsável pelas ações, além da comunicação com os clientes e outras partes afetadas.

Conclusão

Atualmente, os dados são considerados o novo petróleo, tamanho é o seu valor. Reconhecer sua relevância é necessário para tratar essas informações com responsabilidade, principalmente aqueles que pertencerem a outras pessoas.

Deseja se tornar parte de um coworking que cuida da proteção dos seus dados com seriedade? Venha para o Club Coworking! Entre em contato para saber mais e conhecer as opções de planos e serviços.