Embora hoje muitas pessoas se comuniquem por mensagens, inclusive com empresas, as ligações ainda são bastante frequentes, especialmente para empresas. Por isso, é importante conhecer boas práticas para o atendimento telefônico dos seus clientes.

Afinal de contas, com a grande oferta de produtos e serviços, a qualidade do atendimento acaba sendo um dos aspectos que funcionam como um critério de seleção. Saem na frente os negócios que atendem melhor os clientes, tanto em relação à agilidade quanto à gentileza, que, claro, nunca pode faltar.

Mas como realizar esse atendimento? O que fazer quando o empreendimento não possui um profissional para atender as ligações?

Acompanhe as dicas e saiba como ter atendimento telefônico profissional e personalizado sem precisar fazer novas contratações.

Qual a importância do atendimento telefônico de qualidade?

Não tem como escapar, o telefone é uma informação básica de contato, que deve estar presente nos materiais de comunicação de um empreendimento. Simplesmente divulgá-lo, sem ter alguém disponível para atender, pode causar uma impressão ruim em quem tentar ligar e não for atendido.

Em muitas situações, a ligação é o primeiro contato entre um cliente em potencial e uma empresa. Dependendo de como for a experiência, a pessoa pode seguir interessada ou preferir um concorrente. Afinal, a primeira impressão tem grande peso para esse tipo de decisão.

Vale dizer que, mesmo que a pessoa que atenda não tenha uma resposta imediata para a solicitação, um atendimento gentil e profissional faz toda a diferença. Assim, os recados são transmitidos aos profissionais responsáveis pelo assunto na empresa, que irão entrar em contato com os clientes quando possível.

Práticas para um atendimento telefônico de excelência

Quer causar uma boa impressão para os seus clientes através do atendimento telefônico? Confira as dicas!

Ter alguém disponível para atender nos horários anunciados

Primeiramente, é necessário ter alguém disponível para atender o telefone nos horários informados no site e outros materiais de comunicação da empresa.

Se é divulgado, por exemplo, atendimento das 8 às 18 horas, isso deve ser cumprido. Do contrário, o cliente que não conseguir entrar em contato poderá perder a paciência e criar uma imagem negativa do empreendimento.

Atender o telefone de forma padronizada

As saudações tradicionais, como “olá” e “alô”, devem ficar restritas ao ambiente informal e ligações pessoais. Para empresas, o ideal é manter o padrão de: nome da empresa + saudação referente ao período do dia, “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”.

Isso facilita o reconhecimento por parte do cliente de que ele ligou para o local certo, além de transmitir mais profissionalismo. Acredite, simples detalhes como esse compõem a imagem que os clientes têm de um empreendimento.

Utilizar uma linguagem profissional e adequada ao público

Além das palavras certas ao atender, todo o diálogo deve manter um tom profissional e com uma linguagem adequada ao perfil do público.

A função de atendimento telefônico em uma empresa parece simples, no entanto, necessita de treinamento. Afinal de contas, muitas vezes, esse profissional será o primeiro da empresa com o qual clientes em potencial terão contato. Então, deve estar preparado para representar bem o empreendimento.

Registrar os recados e transmitir ao profissional responsável

Nem sempre a pessoa que atende o telefone tem as informações que o cliente pede. Nesses casos, os recados precisam ser registrados e transmitidos ao profissional responsável. Assim, as ligações poderão ser retornadas rapidamente, causando uma boa impressão.

6 Motivos para ter atendimento telefônico profissional na sua empresa

Se a sua empresa não possui atendimento telefônico aos clientes, a seguir vamos te dar 6 motivos para ter, mas, claro, de forma profissional, acompanhe!

1. Para não perder vendas e oportunidades de conquistar novos clientes. Já imaginou quantos clientes podem ser perdidos porque não conseguiram contato rápido com a sua empresa?
2. Para não perder recados, que podem ser de solicitações de reunião e outros pedidos de clientes ativos e clientes em potencial.
3. Para evitar que você e seus colaboradores precisem interromper suas atividades para atender o telefone.
4. Para transmitir credibilidade aos clientes e fortalecer a confiança.
5. Para oferecer aos clientes um atendimento humanizado e simpático.
6. Para garantir que todas as chamadas serão atendidas rapidamente, mesmo em horários de pico.

Independentemente do tamanho da empresa, o atendimento telefônico é necessário e faz a diferença.

Como oferecer um atendimento telefônico de qualidade sem precisar contratar um profissional?

Tradicionalmente, as empresas contratam profissionais para ficarem responsáveis pelo atendimento telefônico, além de receberem os clientes que forem presencialmente ao local.

Entretanto, nem todos os negócios conseguem realizar essa contratação. Além disso, existem casos em que a empresa funciona de forma remota, dificultando a realização dessa função.

Existe um pacote de serviços capaz de suprir todas essas necessidades: o escritório virtual. Trata-se de uma solução alinhada com os modelos de trabalho da atualidade, aliando flexibilidade e redução de custos.

O que é um escritório virtual?

Escritório virtual é um pacote de soluções oferecido por empresas especializadas, como coworkings, formado por serviços, como:

• Atendimento telefônico realizado por profissionais treinados e de forma personalizada, com transmissão de recados;
• Atendimento presencial;
• Disponibilização do endereço do coworking para uso nos registros da empresa e em materiais de divulgação;
• Gerenciamento de correspondências;
• Salas de reunião.

Com esses serviços, a empresa pode funcionar de qualquer lugar, com o gestor e colaboradores atuando remotamente. Além disso, existe a opção de trabalhar presencialmente, todos os dias ou em dias específicos, em salas privativas ou em ambiente compartilhado.

Com o escritório virtual você tem a garantia de contar com um atendimento telefônico de excelência, transmitindo seriedade aos clientes. Além disso, tem acesso a uma série de facilidades para tornar a rotina do seu empreendimento mais prática e ainda economizar nos custos.

Se está em busca de uma empresa que ofereça o serviço de escritório virtual, além de salas de escritório e reunião, conheça o Club Coworking! Temos como diferencial o atendimento telefônico como parte dos pacotes de endereço fiscal e comercial. 

Entre em contato para conferir todas as facilidades que podemos oferecer para a sua empresa!