TV Record mostra como empresas vêm reduzindo custos ao adotarem trabalho em coworking e home office

A diretora de Operações e Novos Negócios do Club Coworking, Patrícia Coelho, participou de uma matéria exibida no Jornal da Record, no dia 19 de dezembro de 2020, para falar como o uso de espaços compartilhados de trabalho e o sistema de home office vêm reduzindo significativamente os custos das empresas.

A reportagem mostrou que a solução tem sido adotada por empresas de pequeno e médio porte, e até multinacionais. A japonesa HIS Travel, por exemplo, contabilizou uma economia de 52% nos seus custos fixos em São Paulo ao contratar um espaço para seus funcionários no Club Coworking.

Nossos clientes chegam no computador, sentam e trabalham. A internet está funcionando, assim como a limpeza, a estrutura, a manutenção, a recepção, o atendimento… O foco deles é ganhar em produtividade para atender seus clientes, enquanto a estrutura do escritório fica por nossa conta”, explica Patrícia Coelho.

Roberta Vasconcellos, CEO da nossa plataforma parceira de contratação de coworkings BeerOrCoffee, destaca os benefícios que as empresas obtêm ao contratar um espaço de coworking para suas equipes, que vão além da economia financeira.

A tendência é ter cada vez mais flexibilidade. Pagar só pelo o que você usa, ter tudo incluso, não se preocupar com questões que não estão no foco da sua empresa e deixar que alguém cuide de tudo (da infraestrutura e manutenção) para você”, diz Roberta.

A TV Record  também mostrou que a alocação de funcionários em espaços de trabalho alternativos foi uma tendência acelerada durante a pandemia da Covid-19, mas que deve continuar em alta. Isso porque, com a possibilidade de compartilhar os custos da infraestrutura do escritório com outras empresas, os empresários alcançam maior desempenho e economia, enquanto os colaboradores ganham em felicidade e qualidade de vida, pela possibilidade de trabalharem mais perto de casa.

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Descubra como melhorar sua produtividade no home office

club coworking

O home office já é uma realidade para muitas empresas. São várias as organizações que flexibilizam a rotina de seus funcionários, permitindo que eles trabalhem de casa. Entretanto, diante de medidas de isolamento social, essa modalidade de trabalho às vezes pode se transformar em uma armadilha.

A ideia de que trabalhar em casa é algo incrível e que só tem benefícios não é verdadeira. Se o profissional não tiver uma rotina disciplinada e organização, os resultados não saem.

A seguir, descubra como melhorar sua produtividade no home office. Vale a pena seguir essas recomendações!

1. Planeje as tarefas que fará durante o dia

É preciso que você saiba exatamente o que vai fazer durante o dia. É claro que haverá imprevistos, reuniões de última hora ou problemas para resolver. Entretanto, você deve ter uma agenda ou cronograma de atividades para se nortear. O ideal é fazer um checklist e eliminar as tarefas assim que elas forem concluídas.

2. Monte um ambiente propício para o trabalho

Nem pense em trabalhar na cama com o computador no colo ou – pior ainda – de pijama! Escolha um cantinho de casa em que você tenha tranquilidade e conforto para trabalhar. Se não tiver um escritório, vale improvisar até na mesa de jantar, desde que ela esteja o mais livre possível de interferências externas.

3. Determine horários de trabalho

A flexibilização de horários é uma das maiores vantagens do home office. Entretanto, isso não significa trabalhar sem parar ou poucas horas por dia. É fundamental que haja equilíbrio entre essas tarefas e lazer, atividades físicas, tarefas domésticas, etc. Vale organizar seu dia com base nisso e não ultrapassar horários, ok?

4. Estabeleça metas e programe intervalos

Crie metas diárias para elevar a produtividade. Vale estabelecer tarefas a curto, médio e longo prazo para sair da zona de conforto. Estimule-se a fazer mais em pouco tempo e dê-se uma recompensa caso consiga atingir esses objetivos. Intervalos de 10 a 15 minutos, várias vezes ao dia, ajudam a elevar a produtividade e obter melhores resultados.

5. Mantenha a casa e sua mesa organizadas

A bagunça prejudica o rendimento e a concentração. Por isso, é fundamental que você mantenha sua casa organizada antes de começar a trabalhar. Arrume a cama, lave as louças e evite deixar roupas e outros itens espalhados. Quando mais organização, melhores os resultados no trabalho.

Além de todas essas dicas, é fundamental investir em uma boa alimentação e se manter hidratado quando estiver trabalhando em casa, ok?

Capriche na organização e melhore como profissional mesmo em tempos desafiadores!

5 coisas que você NÃO deve fazer trabalhando home office!

club coworking

O home office é, para algumas pessoas, a possibilidade ideal para relaxar e não precisar ir ao escritório. Entretanto, com o passar dos dias trabalhando nessa modalidade de trabalho, ele pode representar perda de concentração, de produtividade e maus resultados.

Saber o que não se deve fazer no home office é imprescindível para não cair nas armadilhas mais comuns do trabalho em casa. E isso vale tanto para quem está trabalhando por um período em sua residência ou adotará esse tipo de trabalho a partir de agora.

Veja, a seguir, o que NÃO fazer ao trabalhar no home office:

1. Não programar uma rotina diária

Quem tem problemas com disciplina pode não se adaptar ao formato de trabalho sem rotina diária. Com o tempo, a pessoa não consegue mais render o esperado e perde produtividade – algo extremamente prejudicial a um profissional.

Para evitar que isso aconteça, liste o que deve ser feito no dia, cumpra as tarefas planejadas e defina horários para dormir e acordar.

2. Tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo

Quem quer fazer tudo ao mesmo tempo não faz nada, certo? É claro que o profissional multitasking é desejável em grande parte das empresas, mas nem sempre é possível ser um deles – ainda mais em casa.

Além de reduzir a produtividade, essa atitude pode trazer consequências psicológicas, como ansiedade e crises de pânico. Depressão, irritabilidade e dificuldades para dormir são outros problemas.

3. Usar aplicativos em excesso

Os aplicativos são ótimos para distrair e nos manterem conectados com amigos e colegas de trabalho. Entretanto, se mal utilizados, eles roubam nosso tempo e viciam.

O uso exagerado do celular é uma armadilha, que prejudica o trabalho e a vida pessoal. Por isso, é fundamental tomar cuidado com seu uso e se disciplinar a acessar essas redes sociais apenas em momentos específicos.

4. Procrastinar e deixar tudo para depois

Sabe aquela coisa de empurrar uma tarefa com a barriga e nunca conseguir executá-la? Isso é um grande problema para quem trabalha em home office e pode gerar o descumprimento de prazos e adiamento de serviços.

Vale a pena avaliar o motivo dessa procrastinação. Ele pode ser depressão, preguiça, ansiedade ou desmotivação. Se você sentir que a situação está se agravando, pode ser o caso de buscar ajuda profissional (que pode ser online, em casos de isolamento social).

5. Pensar que está de férias e querer relaxar

Lembre-se de que, embora esteja em casa e tenha disponibilidade para fazer o que quiser, você ainda tem obrigações de trabalho e tarefas a serem executadas.

Tenha em mente que é preciso se dedicar algumas horas ao trabalho, com foco total ao cumprimento dessas ações para que, em alguns dias, você não seja cobrado por algo que não fez ou entregou. Cuidado com isso, ok?

Tomar cuidado ao trabalhar em home office é fundamental para não se prejudicar profissionalmente e pessoalmente. Cuide da sua saúde física e mental e aproveite essa oportunidade para se reinventar!

Essa reunião poderia ter sido um e-mail

Você já participou de reuniões que poderiam ter sido facilmente resolvidas com um e-mail ou ligação? Já aconteceu de você sentir que perdeu tempo fazendo algo que não era necessário?

Se isso já ocorreu com você, não se preocupe.

Grande parte das pessoas que trabalham em empresas têm dificuldade para identificar uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Como, então, fazer isso e otimizar o seu tempo?

Mandar um e-mail ou agendar uma reunião? Eis a pergunta que leva dúvida a muitos profissionais. Para te ajudar nessa tarefa, elaboramos algumas dicas que ajudam a diferenciar esses momentos.

Conheça bem o fluxo de comunicação da sua empresa

Há muitas possibilidades de se trocar informações e alinhar projetos. E-mail, chat, reunião presencial, call, telefone, intranet…
O fundamental, no momento de identificar se a sua reunião poderia ser um e-mail, é avaliar as pessoas envolvidas no projeto. São muitos pontos de contato?

Então a chance de falhas e retrabalhos é maior.

Diante dessa necessidade, é primordial estabelecer um processo de comunicação eficiente entre todos os envolvidos. Assim, a gestão da operação fica muito mais eficiente.

Uma regra para chegar à melhor forma de concluir demandas e discutir
processos, de acordo com o PMBOK, é verificar a quantidade de pessoas
envolvidas no projeto.

Suponhamos que você tenha uma equipe com cinco pessoas. Nesse caso, o
volume dos canais de comunicação seria de dez canais de comunicação.

Um mesmo time lidando com múltiplos projetos geraria mais interações para gerenciar.

Avalie a possibilidade de adotar a comunicação interativa

A comunicação interativa é uma troca de informações multidirecional entre duas ou mais partes. Seu objetivo é promover um entendimento mais eficiente e, por isso, usa reuniões, telefonemas, videoconferências, etc.

Sua aplicação é indicada para quando há necessidade do famoso
“alinhamento”
. Nesse caso, o e-mail não funciona bem, pois são necessários canais de comunicação auditivos ou audiovisuais.

Pense nos benefícios da comunicação ativa (push)

A comunicação ativa compreende informações enviadas a destinatários
específicos. Ela garante distribuição das informações, mas não verifica se
chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo.

Exemplos são relatórios, e-mails, correio de voz, etc. Sua aplicação é indicada para registrar status ou solicitar dados. Se evoluir para uma o melhor é agendar uma reunião.

Utilizando a comunicação passiva (pull) a seu favor

Indicada para volumes elevados de informações ou público muito grande.
Isso porque essa forma de comunicação pede que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu critério.

Alguns exemplos dessa plataforma são intranet, e-learning, etc. Essa forma de comunicação, que substitui reuniões, é ideal para treinamentos, recepção de novos integrantes ou para esclarecer dúvidas frequentes.

Uma vantagem dessa modalidade é que, com ela, os aprendizados podem ser mais facilmente compartilhados.

Gostou das dicas? Com elas fica mais fácil de avaliar se uma demanda poderia ter sido resolvida de outra forma que não seja agendando uma reunião.

Nossa recomendação é olhar de forma diferente para cada necessidade e buscar a melhor alternativa, sempre com foco no melhor entendimento e economia de tempo. Experimente!