Em empresas, é comum haver grande preocupação com o gerenciamento financeiro, de equipamentos e outros. Mas, além desses aspectos, é importante considerar a gestão de tempo, um recurso finito que impacta diretamente nos resultados do empreendimento.
Com um gerenciamento eficiente, o tempo do gestor e dos funcionários poderá ser melhor aproveitado, direcionando-os para tarefas alinhadas com os objetivos da companhia. Apesar de parecer óbvio, sem a definição de processos claros é fácil perder isso de vista.
Continue a leitura para conferir dicas efetivas de gerenciamento de tempo para aplicar na sua empresa, acompanhe!
Qual a importância da gestão do tempo no ambiente de trabalho?
A gestão do tempo é crucial para o sucesso das empresas, pois permite que os funcionários utilizem suas horas de trabalho de maneira mais eficiente e produtiva.
Com um controle adequado, a equipe pode priorizar tarefas importantes, evitar distrações e garantir o cumprimento de prazos. Isso resulta em um aumento da eficiência e da produtividade, levando a uma maior rentabilidade para o negócio.
Além disso, uma boa gestão do tempo ajuda a reduzir o estresse e a sobrecarga de trabalho dos funcionários, melhorando o clima organizacional e aumentando a satisfação geral.
Vantagens da gestão de tempo nas empresas
Conheça melhor as vantagens que uma gestão de tempo eficiente pode proporcionar para as empresas. Perceba que se trata praticamente de uma reação em cadeia, em que um benefício gera outros.
- Foco nas atividades realmente relevantes, eliminando tudo o que não estiver de acordo com os objetivos do negócio;
- Melhor distribuição de funções, reduzindo a sobrecarga e aumentando a motivação;
- Aumento da produtividade;
- Otimização de custos através do uso inteligente da mão de obra;
- Melhora da qualidade do trabalho através do direcionamento adequado do tempo às tarefas realmente importantes;
- Melhora do clima organizacional devido à redução da sobrecarga e da adequação de prazos;
- Clientes mais satisfeitos com entregas no prazo, além de produtos, serviços e atendimento de qualidade.
8 Passos para uma gestão de tempo eficiente na empresa
Quer levar todos os benefícios mencionados para a sua empresa? Confira os passos para uma gestão de tempo eficiente e sustentável!
1. Definir prioridades
O primeiro passo para uma gestão de tempo eficiente na empresa é a identificação de prioridades. Isso trará clareza sobre as tarefas mais importantes e urgentes para que os funcionários se dediquem a elas em primeiro lugar.
Sabemos que todo negócio tem como objetivo realizar muitas vendas e ter um bom faturamento. Entretanto, é preciso ser mais específico, considerando principalmente como isso será alcançado.
2. Estabelecer metas
Através da clareza em relação aos objetivos e prioridades da empresa, será possível estabelecer metas para cada projeto ou tarefa. Assim, os esforços serão mais bem direcionados e os funcionários se manterão focados e motivados.
Sugerimos a leitura de outra postagem do blog Club Coworking em que apresentamos o Método SMART. Confira e veja como traçar metas de modo objetivo, aumentando as chances de alcançá-las.
3. Definir prazos realistas
Uma característica importante das metas são os prazos, eles definirão o tempo que se tem para a realização das tarefas. No entanto, não basta definir qualquer data, é fundamental que os prazos sejam realistas e, ao mesmo tempo, estimulem a equipe, veja:
- Se o prazo for curto demais, provavelmente não será alcançado, gerando frustração;
- Se for longo demais, a equipe poderá procrastinar o início das atividades, deixar para a última hora e comprometer a qualidade do resultado.
Para evitar esses problemas, encontre um meio-termo, definindo um prazo que exija dedicação, mas seja possível de ser alcançado.
4. Delegar tarefas
A delegação de tarefas é uma importante etapa da gestão de tempo em empresas. Os responsáveis por essa função devem distribuir as atividades entre os membros da equipe de forma justa e eficiente, considerando as habilidades e competências de cada um.
5. Utilizar ferramentas de produtividade
Atualmente, existem diversas ferramentas capazes de estimular a produtividade, como os gerenciadores de tarefas e de tempo, confira!
Gerenciador de tarefas
Um bom exemplo de gerenciador de tarefas é o Trello, uma ferramenta que ajuda as equipes a organizarem projetos, tarefas e colaborações em um quadro virtual.
Com ele é possível criar listas de tarefas, atribuir prazos, definir prioridades, adicionar comentários e anexar arquivos.
Gerenciador de tempo
Uma ferramenta de gestão de tempo bastante conhecida é o pomodoro timer. Trata-se de uma técnica que envolve dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, chamados de “pomodoros”, seguidos de uma pausa de 5 minutos. Após quatro pomodoros, é feita uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.
O objetivo é manter o foco e a produtividade durante os intervalos de trabalho e recuperar a energia durante as pausas, resultando em um trabalho mais eficiente e menos estressante.
6. Evitar multitarefa
Existe uma ideia equivocada de que, para fazer um bom uso do tempo, seja necessário realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Contudo, especialistas já afirmaram que na realidade acontece exatamente o oposto, pois ser multitarefa pode prejudicar o desempenho.
De acordo com uma pesquisa da Universidade de Stanford, realizar várias tarefas ao mesmo tempo é capaz de reduzir a produtividade em até 40%. Portanto, incentive a equipe a se dedicar a uma atividade por vez.
7. Acompanhar os progressos
O planejamento é fundamental para uma gestão de tempo eficaz nas empresas. No entanto, o trabalho não para por aí, sendo necessário acompanhar os progressos para identificar os pontos do plano que estão dando certo e outros que precisam de adaptações.
Quando se trata de gestão, nenhum jogo está ganho definitivamente, é preciso analisar os processos continuamente. No gerenciamento de tempo esse acompanhamento precisa ser ainda mais rígido para evitar que as metas sejam perdidas em meio à rotina.
8. Realizar treinamentos de gestão de tempo com a equipe
Por fim, é válido realizar treinamentos com a equipe com foco na gestão de tempo. Assim, o aumento da eficiência será sentido em todos os níveis, incluindo desde as atividades mais básicas até as mais estratégicas.
Existe uma citação do escritor e filósofo Henry David Thoreau, que diz: “Estar ocupado não é suficiente, pois até as formigas estão ocupadas. A questão é: pelo que estamos ocupados?”. Leve essa reflexão para a sua equipe e encontrem juntos formas de usar o tempo de modo eficiente e produtivo.
Quer continuar bem informado sobre gestão e empreendedorismo? Acesse outras postagens do Club Coworking e aproveite!