Criado com o intuito de estimular a colaboração, o escritório compartilhado é um conceito que se desenvolveu muito ao longo dos anos, consolidando-se no cenário brasileiro e mundial.
No entanto, ainda assim há quem tenha dúvidas sobre o formato, seu funcionamento, benefícios e para quem é indicado. Por isso, preparamos um conteúdo completo para tirar todas as dúvidas relacionadas. Continue a leitura e confira!
O que é um escritório compartilhado?
Também conhecido como coworking, o escritório compartilhado é um local onde profissionais e empresas de diferentes setores podem realizar suas atividades profissionais.
São espaços dinâmicos e prontos para uso, assim, os frequentadores chegam e se direcionam para uma mesa em ambiente coletivo ou sala privativa, dependendo do plano contratado. Então, desfrutam de toda a estrutura, com internet de alta velocidade, mobiliário ergonômico e outros serviços que explicaremos adiante.
Mais do que uma função prática, o escritório compartilhado oferece a oportunidade para os profissionais se tornarem parte de uma comunidade. Afinal, podem fazer contatos, aprender uns com os outros, compartilhar experiências e até selarem boas parcerias de negócios.
Como um escritório compartilhado funciona?
Em um escritório tradicional, o responsável pela empresa precisa alugar ou adquirir um imóvel, mobiliá-lo e cuidar de todos os detalhes em relação ao seu funcionamento. Isso significa também arcar com todos esses custos individualmente.
No escritório compartilhado você contrata um plano adequado às suas necessidades. Então, usa o espaço de acordo com o que foi contratado, realizando as suas atividades profissionais sem precisar se preocupar com outros detalhes estruturais, como agendar o dia da limpeza ou a manutenção do ar condicionado, por exemplo.
Confira a seguir mais detalhes sobre o funcionamento de um escritório compartilhado em cada um dos seus ambientes.
Recepção
Ao chegar em um escritório compartilhado, você irá se deparar com a recepção, com profissionais responsáveis pelo atendimento presencial. Se, por exemplo, você agendar uma reunião com um cliente, são eles que irão recebê-lo e encaminhá-lo para a sala correta.
O serviço de recepção é interessante porque traz praticidade e confere mais credibilidade aos profissionais e empresas.
Central telefônica
Na central telefônica ficam os profissionais responsáveis pelo atendimento das ligações. Ao contratar o serviço, você recebe um número exclusivo para incluir nos seus materiais de divulgação, como redes sociais e cartão de visitas.
As chamadas são atendidas em nome da sua empresa, transmitindo profissionalismo e credibilidade. Os recados são registrados e enviados a você em tempo real por e-mail, que poderá se organizar para retornar rapidamente.
Mesas rotativas
Quando os escritórios compartilhados foram criados, a ideia era que diversos profissionais dividissem o mesmo espaço. Assim, ainda que cada um fosse se dedicar às suas atividades, o fato de estarem juntos possibilitaria a troca de conhecimentos e o networking.
A ideia deu tão certo que foram criados milhares de locais com essa configuração ao redor do mundo. Funciona da seguinte maneira: os usuários que contratam essa opção chegam ao escritório e escolhem uma mesa, não há marcações.
Tudo o que eles precisam fazer é levar seu laptop e realizar suas atividades. As mesas são todas equipadas com tomadas e há sinal Wi-Fi de alta velocidade. Isso proporciona bastante mobilidade, sendo ótimo para profissionais de diferentes áreas.
Salas de reunião
As salas de reunião dos escritórios compartilhados são disponibilizadas para locação por hora. Elas são equipadas com toda a estrutura necessária para realizar reuniões, como mesa, cadeiras, projetor, ar condicionado, entre outros detalhes.
É uma ótima opção para quem realiza reuniões, mas não com uma frequência alta que compense manter um local próprio. Dessa forma, os custos são totalmente otimizados, pois o pagamento é feito conforme o uso.
Cabines para ligações
Quando alguém precisa de privacidade e silêncio para uma reunião na modalidade online, pode utilizar as cabines para ligações. Elas possuem isolamento acústico, assim, as calls podem ser feitas tranquilamente e sem interrupções.
Salas privativas
Já explicamos que o conceito de escritório compartilhado surgiu com a sala dividida entre os usuários. Contudo, com o desenvolvimento desse formato de espaço, percebeu-se que alguns profissionais têm a necessidade de trabalhar em um ambiente reservado.
Para atender esse público, foram criadas as salas privativas. Dessa forma, é possível ter a mesma experiência de um escritório próprio, mas sem o isolamento e todos os custos envolvidos.
Ambiente para descanso
Nem só de espaços voltados para o trabalho vive um escritório compartilhado. Como se trata de um tipo de local moderno, alinhado com os valores fortalecidos no âmbito empresarial atualmente, há um ambiente voltado para o descanso.
Na chamada área para descompressão é possível encontrar sofás,, videogame, TV, mesa de jogos e local para fazer refeições. Assim, os frequentadores podem passar o dia trabalhando sem descuidar de questões relacionadas ao bem-estar.
Quem pode usar um escritório compartilhado?
Uma dúvida bastante comum sobre o escritório compartilhado está relacionada ao perfil de profissional que pode usar o serviço. Já adiantamos que a solução é bastante versátil, atendendo diferentes necessidades. Acompanhe!
Grandes empresas
Não são apenas pequenos negócios que podem se beneficiar do escritório compartilhado, grandes empresas também estão fazendo esse movimento, seja para otimizar custos ou facilitar a gestão. São várias as possibilidades, como:
- Manter toda a empresa funcionando no local;
- Apenas um setor;
- Adotar o regime híbrido, com os funcionários se revezando entre dias de trabalho presencial e outros em home office.
Pequenas e médias empresas
Para as pequenas e médias empresas, o escritório compartilhado se mostra como a solução perfeita para proporcionar uma estrutura digna de grandes negócios por custos reduzidos. Sem dúvidas, um apoio para estimular o crescimento e abrir espaço para oportunidades.
Startups
As startups são empresas que possuem como característica principal o orçamento enxuto, ao mesmo tempo em que se mostram altamente dinâmicas e flexíveis. Por isso, podem se beneficiar muito do escritório compartilhado, sua estrutura e a cultura de compartilhamento.
Profissionais autônomos
A busca pela liberdade é o que leva grande parte dos profissionais a decidirem seguir carreira como autônomos. No escritório compartilhado eles encontram a flexibilidade que precisam para trabalhar, sem deixar de lado o profissionalismo.
Freelancers
Assim como os autônomos, os freelancers têm no escritório compartilhado uma solução para se profissionalizar e realizar uma divisão mais clara entre trabalho e vida pessoal. Além disso, a cultura de comunidade pode abrir portas para novos contratos e parcerias.
Quais os benefícios de usar um escritório compartilhado?
O uso de um escritório compartilhado oferece uma série de benefícios que vão além da simples disponibilidade de um espaço para trabalhar. Veja quais são os principais!
Flexibilidade
Um dos maiores benefícios de um escritório compartilhado é a flexibilidade que ele oferece.
Diferente de um escritório tradicional, onde você precisa fechar contratos de longo prazo e arcar com altos custos fixos, você pode contratar planos que se adequam às suas necessidades atuais.
Isso significa que, se sua equipe crescer ou diminuir, você pode facilmente ajustar seu plano, evitando gastos desnecessários. Além disso, pode escolher entre diferentes tipos de espaços, como mesas rotativas ou salas privativas, conforme a demanda do seu trabalho.
Comodidade
A comodidade é outro ponto forte dos escritórios compartilhados. Esses espaços são equipados com tudo o que você precisa para desempenhar suas atividades profissionais, incluindo internet de alta velocidade, mobiliário ergonômico, salas de reunião bem equipadas, cabines para ligações e até mesmo áreas de descanso.
Isso elimina a necessidade de se preocupar com detalhes logísticos e operacionais, permitindo que você se concentre apenas no seu trabalho. Além do mais, serviços como recepção, limpeza e manutenção já estão incluídos, proporcionando uma experiência ainda mais prática e eficiente.
Contato com outros profissionais
O ambiente de um escritório compartilhado é ideal para estimular o networking e a colaboração entre profissionais de diferentes áreas. Ao trabalhar em um espaço onde estão presentes pessoas de diversos setores, você tem a oportunidade de trocar experiências, aprender novas habilidades e até mesmo fechar parcerias.
Essa convivência diária pode ser extremamente enriquecedora, tanto para o desenvolvimento pessoal quanto para o crescimento profissional. Por isso, muitos profissionais encontram no coworking um ambiente propício para a inovação e o surgimento de novas ideias.
Quando vale a pena alugar um escritório compartilhado?
Vale a pena contratar um serviço de escritório compartilhado se você:
- Deseja ter acesso a uma estrutura de ponta;
- Não quer assumir custos elevados ou assinar contratos longos na locação de uma sala comercial;
- Busca oferecer um ambiente agradável e estimulante para seus colaboradores;
- Quer estabelecer sua empresa em um endereço estratégico para os negócios;
- Está em uma fase de crescimento do negócio e, portanto, precisa de um espaço que ofereça flexibilidade;
- Deseja transmitir credibilidade aos clientes, através de um local adequado para recebê-los;
- Quer se dedicar totalmente ao negócio, sem precisar se preocupar com questões estruturais;
- Procura um local pronto para uso, sem investimentos iniciais.
Como escolher um escritório compartilhado?
Para obter todos os benefícios mencionados até aqui, é preciso fazer uma boa escolha de escritório compartilhado. Confira os principais tópicos que deve considerar!
- Experiência da empresa no ramo de escritórios compartilhados;
- Estrutura física do espaço;
- Flexibilidade do contrato;
- Serviços oferecidos, como atendimento telefônico, gestão de correspondências, recepção etc;
- Opções de ambientes oferecidas, como: salas privativas, mesa rotativa, salas de reunião, ambiente de descanso, copa etc;
- Preparo da equipe de profissionais do local;
- Localização estratégica para os negócios.
Conclusão
O escritório compartilhado é um espaço moderno que oferece uma série de opções para profissionais que queiram manter uma rotina produtiva e equilibrada. Afinal, há toda a estrutura para trabalhar e realizar reuniões, mas sem esquecer das pausas, essenciais para manter a produtividade.
Além de todos os atrativos que mencionamos, está o fato de ser um serviço democrático. É uma oportunidade de trabalhar em uma região estratégica, próxima a diversos empreendimentos de sucesso, sem arcar com os altos custos de um aluguel convencional.
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