A reunião 1:1 é uma prática que se tornou bastante comum devido aos benefícios que oferece. Trata-se de uma conversa entre o gestor e o colaborador sobre assuntos gerais relacionados à empresa.

No post de hoje falaremos sobre essa modalidade de reunião aplicada a ambientes de coworking. Veja como organizar esses encontros com os seus funcionários em espaços compartilhados, a fim de obter os melhores resultados. Vamos começar?

O que é a reunião 1:1?

Também chamada one-on-one, a reunião 1:1 é um encontro individual que um gestor tem com cada membro da sua equipe. Geralmente, é criada uma escala de acordo com a rotina dos envolvidos e o encontro é realizado presencialmente ou por chamadas de vídeo.

Apesar de ser um bate-papo, deve ser bem direcionado para que todos os assuntos necessários sejam abordados. Além disso, é preciso ter uma duração predeterminada, até mesmo para manter um bom controle do tempo.

As principais características de uma reunião 1:1 são:

• Espaço seguro para conversas sinceras;
• Momento para criar conexão entre o gestor e os funcionários;
• Troca de feedbacks, com um apontando no outro pontos fortes e outros aspectos a serem melhorados;
• Acompanhamento de indicadores de desempenho;
• Abordagem de problemas de forma proativa;
• Orientação sobre projetos e outros assuntos;
• Espaço para o colaborador falar sobre sua experiência trabalhando na empresa, incluindo pontos positivos e negativos.

Reunião 1:1 em espaços de coworking

Até aqui já explicamos o que é a reunião 1:1, agora vamos falar especificamente sobre a realização desses encontros em espaços de coworking. Será que é possível ter encontros individuais produtivos com os colaboradores nesse tipo de escritório?

A resposta é sim! É totalmente possível realizar reuniões one-on-one em coworkings. Na realidade, por contarem com salas de reunião com diferentes configurações, esses locais são ideais para isso.

Independentemente se a sua equipe trabalha em mesas rotativas ou em uma sala privativa, os encontros poderão ser realizados de forma totalmente reservada. Inclusive, esse é um fator necessário para os profissionais se sentirem à vontade e falar sobre todos os assuntos sem receios.

Embora seja possível ter essas conversas em outros locais do espaço, como na área de descompressão, a sala de reunião dá o tom reservado que o encontro pede. Como serão mencionados temas diversos, se houver a chance de outra pessoa da empresa ouvir, isso poderá comprometer os resultados da reunião.

8 Dicas para realizar uma reunião 1:1 no coworking

Quer realizar reuniões do tipo 1:1 de forma produtiva em espaços de coworking e criar conexões verdadeiras com a sua equipe? Confira as dicas que preparamos e tenha conversas sinceras e muito enriquecedoras.

1. Crie um cronograma e reserve a sala de reunião

O planejamento é essencial para que as reuniões 1:1 aconteçam e não sejam adiadas até serem esquecidas por completo. Então, verifique com quantos colaboradores consegue conversar em um dia e crie um cronograma possível de cumprir.

Às vezes, situações inesperadas podem gerar a necessidade de adiamento, o que é natural. Apenas é preciso ter cuidado para que os encontros não sejam sempre preteridos. Afinal, eles são importantes para o desempenho da equipe e da companhia.

2. Defina uma periodicidade para os encontros

Não dá para realizar uma reunião 1:1 e depois ter outra apenas daqui a seis meses. A constância é fundamental para alcançar bons resultados. Há gestores que realizam a cada dois ou três meses, encontre a periodicidade mais adequada considerando as necessidades da sua empresa.

3. Avise os funcionários com antecedência

Mesmo que sejam encontros de curta duração, entre 15 e 20 minutos, é preciso avisar os funcionários com antecedência. Quando for agendar pela primeira vez, explique que se trata de uma conversa tranquila. Assim, evitará a criação de um clima de ansiedade generalizada.

Ser chamado para conversar com o chefe sem saber o assunto costuma ser associado a problemas ou até demissões. Então, deixe claro que não é esse o caso para todos ficarem calmos.

4. Ofereça um espaço seguro para os profissionais

Para que a reunião 1:1 seja positiva para a equipe e a empresa é importante oferecer um espaço seguro para os profissionais se expressarem. Desde o início, deixe claro que eles podem falar abertamente e sem medo de punições. Assim, a cada novo encontro se sentirão mais à vontade.

5. Prepare previamente os feedbacks a serem dados

Dependendo do número de funcionários, pode ser difícil memorizar todos os feedbacks que pretende dar. Mesmo nos casos em que a equipe é pequena, é sempre válido se preparar previamente. Desse modo, não haverá o risco de esquecimento de nenhum ponto importante, nem de elogios e nem de recomendações para melhorias.

Dica: existe uma técnica de feedback chamada “método sanduíche” que é bastante simples e efetiva. Consiste em iniciar elogiando a pessoa e reforçando seus pontos fortes. Em seguida, você deve apresentar desafios para ela se desenvolver, encerrando com falas de apoio e incentivo para o crescimento.

6. Peça feedbacks sobre seu desempenho e a empresa de modo geral

Ainda no assunto feedback, além de mencionar os pontos fortes e outros a serem desenvolvidos dos colaboradores, peça que eles façam o mesmo. Dê oportunidade para falarem sobre o que pensam sobre o seu desempenho como líder e a empresa de maneira geral. Assim, eles poderão falar como veem e cultura da empresa, o que mais gostam e o que não gostam também.

7. Defina metas e acompanhe a evolução

Após os feedbacks, defina metas para os profissionais alcançarem em relação ao próprio desempenho. Nos encontros seguintes, faça o acompanhamento, reforçando os bons resultados e ajustando rotas em casos de dificuldade.

8. Dê espaço para os colaboradores falarem

Por fim, dê espaço para os colaboradores falarem livremente sobre assuntos gerais. Para iniciar esse momento, pergunte se eles têm algo a acrescentar sobre a experiência de ser funcionário da empresa, se há alguma queixa ou outra questão.

Gostou de saber o que é a reunião 1:1, seus benefícios e formas de realizá-la em espaços de coworking? Essa é uma importante ferramenta para construir uma equipe forte e engajada!