Você já participou de reuniões que poderiam ter sido facilmente resolvidas com um e-mail ou ligação? Já aconteceu de você sentir que perdeu tempo fazendo algo que não era necessário?

Se isso já ocorreu com você, não se preocupe.

Grande parte das pessoas que trabalham em empresas têm dificuldade para identificar uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Como, então, fazer isso e otimizar o seu tempo?

Mandar um e-mail ou agendar uma reunião? Eis a pergunta que leva dúvida a muitos profissionais. Para te ajudar nessa tarefa, elaboramos algumas dicas que ajudam a diferenciar esses momentos.

Conheça bem o fluxo de comunicação da sua empresa

Há muitas possibilidades de se trocar informações e alinhar projetos. E-mail, chat, reunião presencial, call, telefone, intranet…
O fundamental, no momento de identificar se a sua reunião poderia ser um e-mail, é avaliar as pessoas envolvidas no projeto. São muitos pontos de contato?

Então a chance de falhas e retrabalhos é maior.

Diante dessa necessidade, é primordial estabelecer um processo de comunicação eficiente entre todos os envolvidos. Assim, a gestão da operação fica muito mais eficiente.

Uma regra para chegar à melhor forma de concluir demandas e discutir
processos, de acordo com o PMBOK, é verificar a quantidade de pessoas
envolvidas no projeto.

Suponhamos que você tenha uma equipe com cinco pessoas. Nesse caso, o
volume dos canais de comunicação seria de dez canais de comunicação.

Um mesmo time lidando com múltiplos projetos geraria mais interações para gerenciar.

Avalie a possibilidade de adotar a comunicação interativa

A comunicação interativa é uma troca de informações multidirecional entre duas ou mais partes. Seu objetivo é promover um entendimento mais eficiente e, por isso, usa reuniões, telefonemas, videoconferências, etc.

Sua aplicação é indicada para quando há necessidade do famoso
“alinhamento”. Nesse caso, o e-mail não funciona bem, pois são necessários canais de comunicação auditivos ou audiovisuais.

Pense nos benefícios da comunicação ativa (push)

A comunicação ativa compreende informações enviadas a destinatários
específicos. Ela garante distribuição das informações, mas não verifica se
chegaram ou foram compreendidas pelo público-alvo.

Exemplos são relatórios, e-mails, correio de voz, etc. Sua aplicação é indicada para registrar status ou solicitar dados. Se evoluir para uma o melhor é agendar uma reunião.

Utilizando a comunicação passiva (pull) a seu favor

Indicada para volumes elevados de informações ou público muito grande.
Isso porque essa forma de comunicação pede que os destinatários acessem o conteúdo da comunicação a seu critério.

Alguns exemplos dessa plataforma são intranet, e-learning, etc. Essa forma de comunicação, que substitui reuniões, é ideal para treinamentos, recepção de novos integrantes ou para esclarecer dúvidas frequentes.

Uma vantagem dessa modalidade é que, com ela, os aprendizados podem ser mais facilmente compartilhados.

Gostou das dicas? Com elas fica mais fácil de avaliar se uma demanda poderia ter sido resolvida de outra forma que não seja agendando uma reunião.

Nossa recomendação é olhar de forma diferente para cada necessidade e buscar a melhor alternativa, sempre com foco no melhor entendimento e economia de tempo. Experimente!