Para uma empresa funcionar corretamente, existem diversas questões estruturais a serem consideradas. Manter tudo em harmonia, especialmente em grandes companhias, pode ser bastante desafiador. Nesse contexto, o gestor de facilities assume o papel de maestro, garantindo que tudo funcione corretamente.

Mas o que faz a área de facilities? Quais as funções de um gestor especializado nesse setor? Continue a leitura para descobrir e conferir dicas de como se destacar nessa profissão!

O que faz a área de facilities?

O termo facilities significa, em português, facilidades. Trata-se de uma área bastante ampla que cuida de toda a estrutura operacional de uma empresa, como escritórios, indústrias, fábricas, hospitais, bancos, shoppings etc.

Podemos resumir os objetivos da área de facilities em proporcionar às pessoas que compõem uma organização um ambiente funcional e confortável. Então, a partir disso, elas podem produzir com qualidade e alcançar as metas da companhia.

Vale lembrar que a área não se resume às instalações físicas. Se uma empresa decide adotar o trabalho remoto, por exemplo, é o setor de facilities que irá cuidar de todos os detalhes para que tudo funcione corretamente, mesmo que à distância.

Uma das ações a serem realizadas nesse sentido pode incluir a contratação de planos de coworking. Assim, os colaboradores terão um local adequado para trabalhar e desempenhar suas funções confortavelmente.

Quais são as funções de um gestor de facilities?

Como já mencionado, o gestor de facilities é o responsável por fazer tudo funcionar corretamente na empresa. Para entender melhor, veja quais são as principais funções desse profissional.

Gestão de espaços

O gestor de facilities é responsável por otimizar a utilização do espaço disponível, garantindo que ele atenda às necessidades dos usuários de forma eficiente.

Manutenção preventiva e corretiva

Monitorar e coordenar a manutenção de instalações, equipamentos e sistemas para garantir seu funcionamento adequado. Isso inclui resolver problemas imediatos e implementar medidas preventivas para evitar falhas futuras.

Gestão de serviços gerais

Supervisionar serviços como limpeza, segurança, manutenção, gestão de resíduos, fornecimento de suprimentos de escritório, entre outras atividades.

Segurança e saúde ocupacional

Garantir que as instalações cumpram os regulamentos de segurança e saúde ocupacional, além de implementar medidas para minimizar riscos e promover um ambiente de trabalho seguro.

Gestão de projetos

Planejar e coordenar projetos relacionados à infraestrutura e melhorias nas instalações, desde a concepção até a implementação, garantindo que sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento.

Gestão de fornecedores e contratos

Negociar contratos com fornecedores de serviços e garantir que eles cumpram os termos acordados, além de monitorar o desempenho e a qualidade dos serviços prestados.

Orçamento e controle de custos

Elaborar e gerenciar o orçamento da área de facilities, identificando oportunidades de redução de custos e garantindo que os recursos sejam alocados de forma eficiente.

Essas são apenas algumas das principais responsabilidades de um gestor de facilities, que desempenha um papel essencial na manutenção de um ambiente de trabalho funcional, seguro e produtivo.

08 Dicas para se tornar um bom gestor de facilities

Como foi possível notar até aqui, um gestor de facilities tem diversas responsabilidades, lidando com diferentes áreas todos os dias. Por isso, para se tornar um bom profissional é necessário desenvolver um conjunto de habilidades específicas. Acompanhe!

1. Priorize a manutenção preventiva

Não espere até que algo quebre para consertá-lo. Estabeleça um programa sólido de manutenção preventiva para identificar e corrigir problemas potenciais antes que se tornem grandes dores de cabeça. Isso pode incluir inspeções regulares, troca de peças desgastadas e a realização de ajustes preventivos.

2. Esteja sempre um passo à frente

Antecipar problemas é a chave para evitar grandes transtornos. Desenvolva planos de contingência para lidar com emergências, como falhas de energia, vazamentos ou problemas de segurança. Ter um plano em vigor pode ajudar a minimizar o impacto de eventos inesperados e garantir soluções rápidas e eficazes.

3. Comunique-se com clareza

A comunicação eficaz é essencial para garantir que todos estejam alinhados. Mantenha os colaboradores da empresa informados sobre expectativas, procedimentos e quaisquer mudanças nas operações das instalações.

Estabeleça canais de comunicação abertos para que os problemas sejam relatados e resolvidos rapidamente.

4. Gerencie seus fornecedores de forma proativa

Seus fornecedores desempenham um papel crucial no funcionamento eficiente das suas instalações. Estabeleça relacionamentos sólidos e deixe as expectativas claras desde o início.

Além disso, monitore regularmente o desempenho dos parceiros e esteja pronto para tomar medidas se algo não estiver atendendo aos padrões necessários.

5. Esteja atento às necessidades dos colaboradores

Conheça as necessidades e expectativas dos colaboradores da empresa, que são os usuários das instalações. Para isso, realize pesquisas regulares de satisfação e esteja aberto a sugestões para melhorias.

Ao entender as necessidades das pessoas que circulam pelos espaços, você poderá garantir que as instalações continuem atendendo às demandas delas.

6. Fique por dentro das regulamentações

As regulamentações de segurança, saúde e meio ambiente estão sempre mudando. Portanto, mantenha-se atualizado sobre as últimas diretrizes e regulamentos que se aplicam às instalações da empresa.

Uma empresa que segue as regulamentações à risca, garante a segurança de todos os envolvidos, mantém bons relacionamentos com fornecedores e parceiros, além de se tornar conhecida pela ética e profissionalismo.

7. Seja flexível

As necessidades das instalações e dos colaboradores da empresa podem mudar ao longo do tempo. Dessa forma, é importante se mostrar aberto a novas ideias e soluções para superar os desafios que surgirem pelo caminho.

Mantenha a disposição para ajustar seus processos conforme necessário, garantindo que as instalações da organização continuem sendo um ambiente eficiente e acolhedor para todos.

8. Escolha bem as empresas parceiras

No dia a dia do gestor de facilities é comum que ele precise contratar empresas prestadoras de serviços, como limpeza, segurança, manutenção, planos de coworking etc.

É muito importante pesquisar esses parceiros em potencial antes de fechar contrato. Afinal, a qualidade dos serviços oferecidos por eles irá impactar diretamente na excelência do seu trabalho.

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