Toda empresa possui documentos importantes relacionados ao seu registro, fornecedores, contratação de funcionários etc. Realizar uma gestão documental eficiente é essencial para garantir que todas essas informações sejam mantidas em segurança e localizadas rapidamente quando necessário.

Mas o que exatamente é a gestão documental e por que ela é tão importante? Continue a leitura para descobrir e conferir outras informações relevantes sobre o assunto.

O que é gestão documental?

A gestão documental é o conjunto de práticas e processos que envolvem a criação, organização, armazenamento e recuperação de documentos em uma organização. Esses documentos podem ser físicos, como contratos, relatórios ou recibos, ou digitais, como planilhas, e-mails e arquivos em nuvem.

O objetivo da gestão documental é garantir que as informações estejam sempre disponíveis quando necessário, ao mesmo tempo em que são mantidas protegidas contra perdas e acesso não autorizado.

Quais as vantagens de uma gestão documental descomplicada?

Uma gestão documental eficiente e descomplicada oferece uma série de benefícios para empresas de todos os tamanhos e setores. Conheça os principais a seguir!

Economia de tempo e recursos

Uma gestão documental eficiente permite que os funcionários encontrem documentos rapidamente, economizando o tempo que seria desperdiçado procurando informações desorganizadas. Com o aumento da produtividade, os custos são reduzidos.

Segurança e conformidade

Proteger informações confidenciais deve ser uma prioridade em todas as empresas. Uma gestão documental eficaz garante que documentos com dados sensíveis sejam protegidos contra acesso não autorizado e perdas.

Além disso, ajuda a empresa a cumprir regulamentações de privacidade e segurança de dados, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), evitando multas e danos à reputação do negócio.

Eficiência e produtividade

Com a gestão documental, as equipes podem colaborar de maneira mais eficaz, acessando facilmente as versões mais recentes dos documentos. Isso elimina confusões e retrabalhos, aumentando a eficiência operacional e a produtividade.

Acesso remoto e mobilidade

A capacidade de acessar documentos de qualquer lugar é um grande trunfo da gestão documental moderna. Com a digitalização e o armazenamento em nuvem, os colaboradores podem acessar documentos importantes remotamente, proporcionando flexibilidade ao trabalho.

Redução de erros e perdas de documentos

Com uma gestão documental eficiente, a probabilidade de perder documentos importantes ou cometer erros é reduzida significativamente. Os sistemas de indexação e pesquisa facilitam a localização de informações, tornando o processo mais confiável e minimizando os riscos.

Melhor atendimento ao cliente

Uma gestão documental eficiente permite que a equipe de atendimento aos clientes acesse rapidamente as informações necessárias para fornecer a eles e resolver seus problemas. Isso melhora a satisfação do cliente e constrói relacionamentos sólidos, aumentando a taxa de fidelização.

Segurança jurídica

Além da facilidade para localizar dados, a gestão documental proporciona segurança jurídica para a empresa. Afinal, caso seja preciso fornecer algum tipo de prova em uma ação judicial, será fácil encontrar os dados relacionados.

Inovação e agilidade nos negócios

Por fim, a gestão documental pode impulsionar a inovação e a agilidade nos negócios, permitindo que as empresas respondam rapidamente às mudanças no mercado e adotem práticas mais eficazes.

8 Dicas para descomplicar a gestão de documentos

Agora que você conheceu os benefícios de uma boa gestão documental, veja dicas de como descomplicá-la na sua empresa. Acompanhe!

1. Investir na digitalização e armazenamento em nuvem

Digitalizar documentos físicos e armazená-los em nuvem é a base da gestão documental moderna. Isso elimina a necessidade de pilhas de papéis, gavetas cheias de pastas e, claro, os custos relacionados.

Além disso, a nuvem permite o acesso remoto, facilitando o compartilhamento e a colaboração, tornando a empresa mais ágil e adaptável.

2. Implementar um sistema de classificação eficaz

Uma boa classificação é crucial para a localização rápida de documentos. Certifique-se de que todos eles estejam devidamente categorizados. Use palavras-chave, datas e informações de referência para tornar a pesquisa mais simples.

3. Estabelecer políticas de retenção de documentos

Definir políticas de retenção de documentos é essencial para evitar o acúmulo desnecessário de informações. Determine quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e quando pode ser descartado com segurança.

Isso ajuda a manter o sistema de gestão documental organizado e garante que apenas informações relevantes sejam guardadas, reduzindo a sobrecarga de dados.

4. Treinar a equipe

Para uma boa gestão documental, é fundamental que a equipe esteja ciente das práticas e procedimentos a serem seguidos. Nesse sentido, ofereça treinamentos periódicos para garantir que todos compreendam a importância desse processo, saibam como usar as ferramentas disponíveis e estejam alinhados com as políticas da empresa.

5. Automatizar processos de documentos

Automatizar processos de documentos é uma forma eficaz de simplificar a gestão. Utilize ferramentas de automação para classificar, arquivar e distribuir documentos automaticamente. Isso reduz erros humanos, economiza tempo e melhora a eficiência operacional.

6. Monitorar e auditar regularmente

É essencial monitorar e auditar periodicamente o sistema de gestão documental para garantir que esteja funcionando corretamente e que as políticas estejam sendo seguidas. Isso também ajuda a identificar áreas que precisam de melhorias e ajustes.

7. Avaliar e atualizar constantemente

A gestão documental não é um processo realizado apenas uma vez, para ser eficiente deve ser feito continuamente. Afinal, as necessidades da empresa evoluem com o passar do tempo, e a gestão documental deve acompanhá-las.

Regularmente, avalie o sistema, as políticas e os procedimentos adotados para garantir que ainda atendam às necessidades do empreendimento. Caso encontre alguma defasagem, será possível realizar a atualização, mantendo a eficiência da gestão de documentos.

8. Utilizar o serviço de gestão de correspondências

Quando se fala em gestão documental, existe um tipo de documento que deve ser considerado: as correspondências. Afinal, embora hoje a comunicação se dê majoritariamente através de meios digitais, o envio de documentos físicos ainda acontece.

Nesse contexto, o serviço de gestão de correspondências, oferecido pelo Club Coworking, é um grande aliado da gestão documental. Ao contratá-lo você pode optar pela digitalização e envio por e-mail ou reendereçamento da carta. Assim, há mais praticidade para lidar com esses documentos, evitando que sejam extraviados ou perdidos.