A organização do ambiente de trabalho tem papel essencial para a produtividade e bem-estar do profissional. Então, se a sua mesa está um caos, com várias canecas com resíduos de café amontoadas, saiba que é importante se dedicar a repensar esse espaço. 

Nesta publicação iremos explicar qual é a importância de manter o ambiente de trabalho organizado. Após você adquirir essa compreensão, vai gostar das dicas que listamos de como organizar tudo na prática de uma forma simples e possível de manter. 

Importância da organização do ambiente de trabalho

Você já parou para pensar no quanto a desorganização do espaço de trabalho pode estar afetando a sua capacidade de produzir? Várias capacidades essenciais para um bom desempenho dependem do bem-estar e conforto proporcionados pelo espaço. 

Imagine um profissional cuja mesa está atolada de papéis empilhados e sem nenhuma lógica. À sua volta quase não tem espaço de circulação porque há caixas por todo lado. Em meio a várias canecas que nunca voltaram para a copa, ele tenta em vão encontrar um documento importante.

Talvez, esse cenário seja um pouco mais caótico do que você enfrenta em seu dia a dia, contudo, saiba que qualquer grau de desorganização pode interferir na sua produtividade. Em resumo, a importância da organização do ambiente de trabalho se deve ao fato de que sem ela não tem como ser produtivo. 

Entre os benefícios que a organização pode agregar em seu dia a dia de trabalho, estão: 

• Mais facilidade para se concentrar;
• Mais eficiência para cumprir suas tarefas;
• Sensação de bem-estar no ambiente de trabalho; 
• Aumento da produtividade. 

Como a ferramenta 5S pode ajudar na organização do ambiente de trabalho? 

Anteriormente explicamos porque estar em um ambiente de trabalho organizado é importante para ter um bom desempenho. Para estabelecer e manter a organização no trabalho é interessante contar com uma ferramenta eficiente, como a 5S.

Trata-se de uma ferramenta que se baseia em um modelo desenvolvido no Japão, em 1950, após o término da Segunda Guerra Mundial. O método foi criado pelo professor Kaoro Ishikawa, visando reduzir os desperdícios do país que passava por um momento muito difícil devido à guerra. 

O nome 5S é uma referência às 5 palavras japonesas que constituem esse método, sendo elas: 

• Seiri (Classificar);
• Seiton (Organizar);
• Seiso (Limpar);
• Seiketsu (Padronizar);
• Shitsuke (Manter).

Esse sistema é utilizado para a organização de espaços e com a sua aplicação a realização do trabalho se torna mais eficiente. A base desse método é que tudo tem o lugar certo e o ambiente deve ser mantido limpo. Quando existe essa organização e limpeza, o trabalho flui com mais facilidade. 

Os cinco passos do 5S dizem respeito a:

• Avaliar o que está presente no espaço; 
• Remover o que não é necessário; 
• Atribuir sentido lógico para as coisas;
• Executar atividades simples. 

5S: conheça os 5 passos para a organização do ambiente de trabalho na prática

A seguir você poderá conhecer os cinco passos da aplicação do método 5S na prática.

1. Seirin (Classificar)

O primeiro S do método é o Seirin, que pode ser traduzido como classificar. Nessa etapa, é necessário analisar todos os itens, como ferramentas, equipamentos, móveis e objetos que estão no ambiente de trabalho. O que é realmente útil e deve estar ali e o que precisa ser removido? 

Para organizar o ambiente de trabalho é essencial remover itens que não sejam necessários ou que sejam pouco utilizados. Mantê-los no ambiente pode mais atrapalhar do que auxiliar. 

Para facilitar esse processo de classificação, você pode fazer as seguintes perguntas:

• Qual é o objetivo daquele item?
• Alguém usa esse item no dia a dia?

Não se esqueça de que é essencial consultar todos os que trabalham no espaço a respeito dos itens. Pode ser que você não identifique a utilidade de algo que seus colegas usam todos os dias. 

2. Seiton (Organizar)

Tendo feito a classificação do que deve permanecer e do que deve ser eliminado do ambiente de trabalho, fica mais simples organizar o espaço. É importante que quem utiliza os locais de trabalho estabeleça os seus próprios sistemas de organização. Os itens devem ser alocados de forma que faça sentido para quem irá utilizá-los. 

Todo mundo que usa o espaço deve participar dessa etapa para organizar segundo as suas necessidades. Ter um sistema adequado às suas características é importante para conseguir manter em médio e longo prazo a organização. 

3. Seiso (Limpar)

A limpeza dos espaços é outro tópico fundamental para ter um ambiente de trabalho que estimule a produtividade. As tarefas de limpeza devem ser feitas constantemente para preservar a qualidade e o bem-estar do ambiente.

A dica é que as tarefas de limpeza sejam adicionadas ao seu dia a dia. Por exemplo, estabeleça que ao final do expediente não haverá nenhuma caneca suja sobre a sua mesa. O lixo deverá ser descartado diariamente para evitar acúmulos.

4. Seiketsu (Padronizar)

Ao longo da postagem reforçamos o quanto é importante manter a organização. No quarto passo, o foco está exatamente em estabelecer uma padronização para a manutenção dos resultados conquistados nos três passos anteriores. 

Ter rotinas de trabalho regulares que visem essa manutenção contribuirão para evitar o caos da desorganização. É sempre mais fácil fazer um pouco a cada dia do que tudo em um único momento. Em resumo, você deve definir padrões para realizar as ações dos itens acima. O padrão deve ser mantido por todos que usam o espaço.

5. Shitsuke (Manter)

Esse passo demanda grande atenção, pois é nele que muitas companhias falham e acabam cometendo erros. O 5S não deve ser encarado como mais uma atividade e sim como parte da cultura da empresa. 

É interessante apresentar o conceito do 5S para os colaboradores e explicar para eles por que a metodologia está sendo adotada. Não adianta limpar e organizar somente porque existe uma ordem para isso. Os profissionais devem compreender qual é a razão por trás dessas tarefas. 

A organização do ambiente de trabalho se reflete em ganhos de produtividade e bem-estar. Aproveite para conferir outras postagens do blog Club Coworking sobre empreendedorismo, negócios e muito mais!