Apenas cumprir as demandas que chegam, sem nenhum critério, impede você de tomar decisões estrategicamente. Quando se tem uma rotina de trabalho bem definida é mais fácil fazer um bom uso do seu tempo e ser produtivo.
Acredite, a organização possibilita um melhor encaixe das atividades, ajudando a fazer mais em menos tempo e com mais qualidade. Além disso, auxilia no equilíbrio entre vida pessoal e trabalho, algo tão importante para o bem-estar.
Continue a leitura para entender a importância de ter uma rotina de trabalho e conferir os passos para criar a sua.
Qual a importância de uma rotina de trabalho?
Uma rotina de trabalho bem estruturada é fundamental para qualquer profissional, seja ele autônomo ou funcionário de uma empresa. Afinal, a organização do dia a dia impacta diretamente na produtividade e na qualidade do trabalho entregue.
Ao estabelecer uma rotina, o profissional consegue definir prioridades, administrar melhor o tempo e evitar a procrastinação. Isso é crucial em um mercado competitivo, onde cumprir prazos e garantir a excelência são diferenciais importantes.
Por que criar uma rotina de trabalho?
Confira uma sequência de motivos para criar uma rotina de trabalho.
- Aumenta a produtividade;
- Facilita a priorização do que é mais importante;
- Reduz a procrastinação;
- Garante o cumprimento de prazos;
- Libera tempo para a criatividade e a inovação;
- Ajuda no equilíbrio entre vida pessoal e profissional;
- Facilita a adaptação a mudanças e imprevistos;
- Reduz o estresse e a ansiedade;
- Cria um ambiente de trabalho mais organizado;
- Mantém a motivação e o foco.
Como criar uma rotina de trabalho? 7 dicas incríveis
Agora que você já sabe qual a importância de ter uma rotina de trabalho, confira dicas infalíveis para criar a sua e desfrutar de todos os benefícios de uma vida organizada.
1. Defina as prioridades do dia
Comece definindo quais as suas prioridades do dia, considerando critérios como a proximidade do prazo e o impacto nos seus principais objetivos.
Por exemplo, verificar e-mails pode não estar entre as tarefas mais importantes, no entanto, se tiver esperando uma mensagem específica, ler e responder será uma prioridade.
É necessário analisar as tarefas previamente para saber quais deve priorizar ou deixar para depois. Assim, além de canalizar sua energia ao que realmente importa, você poderá aproveitar estrategicamente o período do dia no qual se sente mais produtivo.
2. Use a tecnologia ao seu favor
A tecnologia pode ser uma vilã ou heroína na sua rotina de trabalho, roubando sua atenção ou ajudando você a manter as tarefas organizadas.
Ferramentas como agendas virtuais e plataformas de gestão de projetos são ótimas para ordenar as tarefas, acompanhar os progressos e realizar ajustes rapidamente. Além disso, por serem digitais, permitem que toda a equipe tenha acesso às informações, facilitando a comunicação.
3. Saiba delegar tarefas
Tão importante quanto organizar suas tarefas e cumprir prazos é entender quando deve delegá-las. Lembrando que isso deve ser feito tanto por quem tem cargos de gerência quanto subordinados.
Reconhecer que não dará conta de uma demanda e pedir ajuda a um colega não é sinal de incompetência e sim de maturidade. Afinal, estará priorizando os objetivos da empresa.
4. Tenho um horário de início definido
Essa é uma dica especial para autônomos e freelancers que não precisam cumprir horário de trabalho. Embora exista essa liberdade, o ideal é ter um horário de início definido, pois isso norteará os demais compromissos, facilitando a organização.
Começar a trabalhar cada dia em um horário dificulta o estabelecimento de uma rotina, comprometendo a produtividade e até o tempo de descanso.
Lembrando que isso não significa seguir à risca o mesmo horário todos os dias, sem flexibilidade. Mas sim usá-lo como base para ordenar os demais compromissos.
5. Monitore o andamento das atividades
Ao longo do dia, acompanhe o andamento das atividades na agenda ou plataforma de gestão de projetos. Isso irá facilitar a identificação de algum risco de atraso ou outras questões que possam ser contornadas precocemente, antes de se transformarem em um problema.
Além do mais, riscar as atividades já cumpridas dará uma sensação agradável de dever cumprido, fortalecendo a motivação para continuar produtivo até o final do dia.
6. Faça gestão de tempo
Gestão do tempo é o processo de planejar e controlar como as horas do dia são usadas para impulsionar a eficiência e a produtividade. Algumas ações importantes nesse sentido incluem:
- Planeje o dia com antecedência, isso ajuda a começar as manhãs com clareza e foco;
- Utilize metodologias como a Pomodoro, trabalhando em blocos de tempo e fazendo pequenas pausas entre eles;
- Estabeleça metas claras, assim conseguirá direcionar seus esforços para o que realmente importa;
- Evite lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, pois isso pode reduzir a eficiência e aumentar o tempo necessário para completar cada uma;
- Estabeleça limites, aprendendo a dizer “não” para tarefas e compromissos que não agregam valor aos seus objetivos principais.
7. Tenha um local de trabalho organizado
Por fim, não dá para falar em rotina de trabalho organizada sem mencionar o ambiente onde se trabalha. Afinal, os espaços exercem forte influência sobre como nos sentimos.
Um estudo conduzido pela Universidade de Princeton, publicado na revista Journal of Neuroscience, revelou que a organização do ambiente de trabalho tem um impacto significativo na produtividade.
Os pesquisadores descobriram que a desordem do ambiente pode prejudicar a capacidade do cérebro de se concentrar, limitando o processamento de informações e a conclusão de tarefas com eficiência.
Para quem atua na modalidade home office, superar isso pode ser um desafio por conta da dificuldade entre separar o espaço de casa com o trabalho. Uma solução eficaz nesse sentido é o coworking, um local versátil e estruturado, pronto para receber profissionais de diferentes áreas.
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