Quem opta por levar a sua empresa para um escritório compartilhado pode desfrutar de salas privativas e salas de reunião. Aqueles que nunca foram em um espaço que oferece esses serviços podem ter dúvidas sobre a diferença entre os dois ambientes.

Na publicação de hoje explicaremos os pontos que diferenciam a sala privativa da sala de reunião e dar dicas para fazer um bom uso dos dois espaços. Vamos começar?

Função das salas privativas e salas de reunião em um espaço compartilhado

A sala privativa é como um escritório montado em um prédio comercial tradicional, onde o usuário pode trabalhar sozinho ou com a sua equipe. O espaço é, como o nome deixa claro, privado, então o locatário pode trancar a porta ao final do dia e levar a chave.

O diferencial da sala privativa para uma sala comercial tradicional é que há toda uma estrutura oferecida. Mais do que o espaço do escritório, o usuário desfruta da copa, da recepção e das salas de reunião. Tudo isso pagando uma assinatura mensal com o adicional de serviços extras de acordo com o uso.

Agora, em se tratando da sala de reunião, o nome também é autoexplicativo. É um local para realizar reuniões com funcionários, clientes, fornecedores e outros parceiros de negócios.

Quais são as diferenças?

A sala privativa é aquela destinada para trabalhar no dia a dia e realizar atividades de escritório. Então, há mesas e cadeiras em que cada membro coloca seu computador e outras ferramentas de trabalho.

Dependendo da quantidade de pessoas que trabalham na sala, é possível realizar reuniões. Contudo, certas ocasiões pedem outros recursos, como projetores, mais espaço e outras facilidades, e é nesse ponto que entra a sala de reunião.

Os escritórios compartilhados disponibilizam salas de reunião para os seus usuários locarem de acordo com suas necessidades. Isso significa que os espaços poderão ser escolhidos conforme o número de participantes. O valor pago irá considerar esse fator, assim como o tempo de uso.

Resumindo, as salas privativas são para uso diário, enquanto as salas de reunião são voltadas para ocasiões pontuais.

Benefícios das salas privativas e salas de reunião

Poder contar com salas privativas e de reunião proporciona diversas facilidades para freelancers, empreendedores e outros profissionais alocados em escritórios compartilhados. Saiba mais a seguir!

Salas privativas

• Ter uma experiência de escritório próprio por um custo reduzido;
• Aliar privacidade e interação com os “vizinhos” de sala, mantendo um bom equilíbrio;
• Não precisar se preocupar com questões estruturais e focar totalmente no trabalho;
• Poder migrar para uma sala maior caso seja necessário aumentar a equipe;
• Desfrutar de serviços de recepção, atendimento telefônico e escritório virtual.

Salas de reunião

• Ambiente estruturado para receber clientes e outros convidados;
• Poder realizar reuniões sem interrupções em um local com isolamento acústico;
• Contar com suporte de TI caso aconteça algum problema com a apresentação;
• Pagar apenas pelo uso, otimizando custos.

Além de todas as vantagens que os dois ambientes proporcionam individualmente, ambos contribuem para a transmissão de uma imagem positiva para os clientes. Afinal de contas, o local em que eles são recebidos causa impacto, fortalecendo a credibilidade.

Dicas para usar salas privativas e salas de reunião

Até aqui explicamos o papel das salas privativas e de reunião em um escritório compartilhado. Agora, daremos dicas para desfrutar desses espaços da melhor forma.

Salas privativas

Escolha uma sala adequada para o tamanho da equipe

Primeiramente, escolha uma sala que comporte confortavelmente os membros da sua equipe. Se trabalhar sozinho, considere se costuma receber pessoas no escritório.

Certos encontros mais rápidos e com apenas um ou dois convidados podem acontecer na própria sala, sem a necessidade de reservar o espaço para reuniões. Pense nas suas necessidades para fazer a melhor escolha, afinal, mesmo que seja simples mudar depois, é mais prático ir para um local adequado.

Dê um toque pessoal na decoração

Geralmente, os escritórios compartilhados permitem que os usuários levem itens para personalizar o espaço, como quadros, plantas e outros adornos. Assim, você se sentirá ainda mais à vontade no ambiente, além de poder incluir elementos com a marca da sua empresa.

Mantenha bons relacionamentos com os vizinhos de sala

Anteriormente, mencionamos como benefício da sala privativa o equilíbrio entre privacidade e o contato com os vizinhos das demais salas. É importante manter bons relacionamentos com eles, tanto por uma questão de networking quanto pelo seu próprio bem-estar.

Sentir-se bem entre as pessoas que ficam próximas a você durante boa parte do dia ajuda na construção de uma relação mais positiva com o seu trabalho. Os membros de um espaço compartilhado podem formar uma comunidade, ajudando e apoiando uns aos outros.

Salas de reunião

Reserve com antecedência

Mesmo que o espaço possua várias salas, haverá outros usuários que também poderão usá-las. Então, faça a sua reserva com antecedência para evitar imprevistos.

É válido verificar a agenda de reservas e selecionar duas opções que se encaixem na sua agenda. Então, pergunte qual é melhor para os convidados e oficialize a locação.

Em relação à duração do encontro, se tiver dúvida, reserve por um período um pouco maior do que imagina. Assim, evitará ter que apressar os convidados e tratar dos assuntos correndo.

Verifique o material da apresentação horas antes

Por mais que se tenha suporte de TI disponível, é melhor prevenir e evitar atrasos para iniciar a reunião. Portanto, faça testes com o material da apresentação horas antes. Dessa maneira, se estiver algo errado terá tempo de consertar.

Ofereça um coffee break no intervalo de reuniões longas

Se a reunião for durar várias horas seguidas, verifique com a gestão do escritório compartilhado se há opção de coffee break. Caso haja, você poderá reservar a sala de reunião e contratar o serviço. Esse gesto também irá contribuir para passar uma imagem positiva aos convidados.

Conclusão

As salas privativas e as salas de reunião são dois ambientes incríveis dos espaços compartilhados. Cada uma delas funciona em um tipo de situação, proporcionando conforto, funcionalidade e praticidade.

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