Faz parte da rotina de profissionais de diferentes áreas fazer reuniões para decidir detalhes de projetos e acertar questões diversas. Mas como fazer uma reunião produtiva no coworking? Existe alguma dica específica para tornar os encontros mais eficazes em escritórios compartilhados?

A resposta para essas perguntas você confere ao longo da nossa publicação. Siga a leitura e confira as dicas que preparamos para promover reuniões produtivas, sejam elas totalmente presenciais ou híbridas, com parte dos membros acompanhando online. Vamos começar?

Reunião produtiva no coworking

Temidas por muitos, que sempre acham que o assunto poderia ser resolvido através de um e-mail, as reuniões são importantes em muitas situações. Buscar maneiras de torná-las mais produtivas, além do benefício central, irá ajudar a tirar esse estigma de perda de tempo entre a sua equipe.

Se a sua empresa está baseada em um coworking, existe o benefício de ter acesso a uma sala específica para as reuniões. A mudança de ambiente, da estação de trabalho para outra sala, ajuda a tirar a monotonia, além de evitar as distrações.

Fora essa questão, não existem grandes diferenças entre realizar reuniões no coworking ou em outro espaço. A não ser, claro, a questão estrutural, pois as salas de escritórios compartilhados voltados para este fim são equipadas com tudo o que é necessário para fazer apresentações e receber a todos com conforto.

10 Dicas para fazer uma reunião mais produtiva

Vamos para as dicas! Através de atitudes simples é possível realizar reuniões que sejam verdadeiramente úteis e contribuam para o sucesso dos projetos que for realizar.

1. Defina o objetivo da reunião

Para que uma reunião seja produtiva, ela precisa em primeiro lugar ter um objetivo. Do contrário, várias pessoas podem trazer assuntos diferentes e nada ser resolvido. É exatamente esse tipo de situação que cria a imagem negativa que muitos têm sobre as reuniões, portanto, evite!

2. Sempre verifique se o assunto pode ser resolvido por e-mail

Ao definir o objetivo, você conseguirá concluir se é realmente necessário convidar outras pessoas para falar sobre o assunto ou se tudo pode ser resolvido por e-mail. 

Essa dica é extremamente importante porque o excesso de reuniões pode significar até prejuízos para a sua empresa. Afinal, o tempo gasto em uma reunião improdutiva poderia ser destinado a uma atividade necessária.

3. Defina uma agenda de reuniões

Em vez de simplesmente enviar convites da reunião para os colegas alguns minutos antes do horário marcado, defina uma agenda de reuniões. Envie os convites com antecedência, incluindo o assunto a ser debatido e o tempo de duração.

Vale destacar que o tempo de duração não deve ser extrapolado, com exceção de situações excepcionais, claro. Lembre-se que cada um tem seus compromissos e é importante saber quando vai terminar para agendar outras atividades.

4. Chame apenas as pessoas certas

Pense bem em quem vai chamar para uma reunião, para evitar convidar colegas que não têm nenhuma relação com o assunto. Esse cuidado evita deixar pessoas entediadas durante o encontro e ainda poupa o tempo delas.

Faz parte da rotina de profissionais de diferentes áreas fazer reuniões para decidir detalhes de projetos.

5. Permita que as pessoas recusem o convite

Se você é o líder de uma equipe e é quem determina quem vai ou não participar de uma reunião, permita que recusem o convite. Mesmo que tome o cuidado de apenas chamar as pessoas certas, às vezes pode deixar passar e convidar um colaborador que não possa ou não precise estar lá.

Sem esse sinal da sua parte, muitos irão participar apenas por obrigação. E é exatamente assim que as reuniões em uma empresa ganham má fama e deixam de ser produtivas.

6. Experimente novas estratégias

Pelo fato de as reuniões serem comuns em empresas no mundo todo, são desenvolvidas estratégias para torná-las mais produtivas. Aqui vamos compartilhar duas delas, confira:

Reunião em pé: para evitar que os encontros se prolonguem, muitas empresas determinaram que suas reuniões aconteçam com todos em pé. 

Reunião híbrida: o trabalho híbrido está se tornando cada vez mais comum. Para evitar que todas as pessoas precisem se deslocar para o encontro, muitas empresas estão realizando reuniões híbridas. As salas de reuniões em coworkings facilitam isso por serem espaços equipados com todos os recursos necessários.

7. Crie um roteiro para abordar os tópicos necessários

Além da agenda de reuniões com os detalhes, como tema e duração, crie um roteiro com os tópicos que serão abordados. Em reuniões mais elaboradas e de assuntos de maior destaque, é válido criar slides com esse conteúdo, mas no dia a dia não é necessário.

Esse roteiro irá funcionar como um guia para que nenhum detalhe importante passe despercebido. Além disso, ajudará a tornar a reunião mais dinâmica e evitará que perca o fio da meada no meio da sua fala.

8. Cada reunião deve ter um líder

Toda reunião precisa ter um líder, alguém que irá lembrar dos tópicos que precisam ser debatidos e mediar as falas dos participantes. Se você é o líder do time, mas por algum motivo não puder exercer essa função na reunião, lembre-se de passar a tarefa para alguém.

9. Peça para que as pessoas deem feedbacks sobre as reuniões

Adquira o hábito de solicitar à equipe feedbacks periódicos sobre as reuniões. Pergunte o que eles acham em relação à duração, frequência, pessoas convidadas. Porém, lembre-se de dar liberdade para responderem com sinceridade.

Com base nas informações colhidas as reuniões poderão ser sempre aperfeiçoadas de acordo com a visão dos maiores interessados.

10. Envie um compilado do que foi abordado após a reunião

Após a reunião, envie um resumo do que foi abordado por e-mail aos participantes. Inclusive, informe isso a todos logo no início para evitar que percam tempo fazendo anotações e deixem de prestar atenção no que está sendo falado.

Nesse resumo também pode constar a data prevista para a próxima reunião e as metas que devem ser alcançadas até lá.

Com essas dicas fazer reuniões produtivas no coworking ou em qualquer outro lugar ficará muito mais fácil.

Quer conferir mais dicas de produtividade e negócios? Acesse outras postagens do blog do Club Coworking!