Para realizar um encontro de negócios produtivo é preciso estar em um ambiente adequado. Você sabe quais são os itens que não podem faltar em uma sala de reunião? São detalhes capazes de influenciar o rumo da conversa e as decisões tomadas a partir dela.

Vamos entender que detalhes são esses e por que são tão importantes? Continue a leitura e confira!

Qual a importância de uma sala de reunião equipada?

Reuniões fazem parte da rotina de toda empresa, seja com colaboradores, sócios, além de clientes atuais ou em potencial. Embora o foco seja direcionado ao assunto a ser debatido, o cenário em que irá acontecer é, sim, muito importante.

Um local abafado, mal iluminado, apertado e sem equipamentos de projeção pode influenciar diretamente na qualidade da reunião. Afinal de contas, quando as pessoas estão desconfortáveis, a tendência é tentar resolver tudo rapidamente para sair logo daquela situação.

O desconforto impacta diretamente no humor, que, por sua vez, influencia a tomada de decisão. Já imaginou o efeito disso em uma apresentação para um cliente em potencial?

Por todos esses fatores, é preciso contar com um espaço adequado e confortável. Assim, ninguém terá pressa para encerrar o assunto e sair logo do local.

O que não pode faltar em uma sala de reunião?

Veja a seguir 06 itens fundamentais em uma sala de reunião.

1. Espaço adequado ao número de participantes

Primeiramente, o local deve ter espaço adequado para o número de participantes. Essa é uma condição básica para uma reunião acontecer. Uma sala apertada poderá transmitir uma impressão ruim, de desleixo e despreparo.

Vale lembrar que essa preocupação de proporcionar conforto não pode ser direcionada apenas aos clientes. Os funcionários também precisam de boas condições, tanto para a rotina de trabalho quanto para as reuniões. Isso é necessário para estimular a produtividade e reter talentos.

Importante: se você costuma realizar reuniões com um número maior de participantes, é preciso pensar nisso ao alugar um espaço. Verifique se, além de salas de pequeno e médio porte, há auditórios para receber mais pessoas e até realizar eventos.

2. Mobiliário confortável

A mobília é o detalhe que tornará o espaço apto para a realização de uma reunião. Basicamente, é preciso ter uma mesa e cadeiras ao redor. A ergonomia é um fator fundamental, principalmente porque as reuniões podem durar várias horas. Então, é preciso que os participantes estejam confortáveis.

3. Equipamentos de projeção

As projeções de gráficos e outros tipos de conteúdo são bastante comuns em reuniões. Por isso, é necessário ter os equipamentos adequados para realizar as apresentações e tornar os dados visíveis para todos.

É necessário que o projetor esteja em perfeito estado para evitar imprevistos. Uma falha pode atrasar a reunião e comprometer todo o cronograma. Então, é sempre importante realizar testes com antecedência e, se possível, contar com o suporte de profissionais especializados.

4. Conexão com a internet de alta velocidade

Além das projeções, é comum que reuniões presenciais contem com a participação de outras pessoas à distância. Para isso, é necessário ter uma conexão com a internet de alta velocidade, para evitar quedas e travamentos.

5. Iluminação

A iluminação é essencial em ambientes de trabalho em geral, pois compromete tanto a visão das pessoas quanto a forma como se sentem nos espaços. Locais mal iluminados comprometem o bem-estar e o ânimo, impactando o desempenho profissional.

6. Climatização

Voltando à questão do conforto, a temperatura é mais um fator a ser analisado, especialmente no verão. Considerando também que as janelas das salas de reunião costumam ser fechadas para evitar ruídos externos, o ideal é que o espaço tenha aparelho de ar condicionado.

Onde encontrar uma sala de reunião completa?

Agora que você já sabe quais são os itens que não podem faltar em uma sala de reunião, possivelmente está se perguntando onde encontrar um espaço assim. A resposta está nos espaços de coworking!

Hoje, com a facilidade de realizar a locação dessas salas quando precisar usar, não é mais necessário realizar grandes investimentos e manter um espaço como esse como uma conta fixa da empresa. Dessa forma, os custos do negócio são otimizados e direcionados de forma estratégica.

Mais um benefício está em reservar a sala de reunião de acordo com o número de participantes, pois essa variação é bastante comum, dependendo do objetivo do encontro e de quem fará parte dele. Isso possibilita a flexibilização da demanda e também do custo.

E não são apenas salas de reunião que os coworking proporcionam, são diversas outras facilidades, como:

Local para trabalhar: é possível optar pelas mesas rotativas, localizadas em um ambiente compartilhado com outras pessoas, ou salas de escritório privativas. Os coworkers podem assinar planos de uso diário ou em alguns dias da semana.

Recepção: além de toda a estrutura das salas de reunião, os convidados são recebidos de maneira personalizada por profissionais do coworking, que irão encaminhá-los para a sala correta. Esse detalhe faz a diferença na construção de uma imagem positiva e de credibilidade.

Espaço para descanso e refeições: após uma reunião longa ou várias horas de trabalho, é importante fazer pausas para se alimentar e descansar. Mudar de ambiente é essencial para descomprimir a mente, e no coworking você pode fazer isso no espaço de convivência, equipado com sofás, jogos, copa, entre outros detalhes.

Localização estratégica: ao longo do texto falamos sobre características internas de uma sala de reunião. Contudo, existe um fator externo que possui uma grande relevância, a localização. Afinal de contas, os participantes irão se deslocar para comparecer, então quanto mais fácil for o acesso, melhor.

Tornar-se membro de uma comunidade: um coworking se diferencia de um complexo de salas de escritório porque os usuários não compartilham apenas o espaço, mas também se ajudam, formando uma poderosa comunidade.

Conclusão

A melhor maneira de ter acesso a uma sala de reunião completa, com todos os itens fundamentais para um ambiente confortável e funcional, é contratar o serviço em um coworking. Se você prioriza qualidade, a sua melhor escolha é o Club Coworking! Entre em contato e informe-se sobre taxas e planos.