Para realizar um encontro de negócios produtivo é preciso estar em um ambiente adequado. Você sabe quais são os itens que não podem faltar em uma sala de reunião? São detalhes capazes de influenciar o rumo da conversa e até as decisões tomadas a partir dela.
Vamos entender que detalhes são esses e por que são tão importantes? Continue a leitura para saber qual a importância de uma sala de reunião equipada, a lista com os itens que não podem faltar e onde encontrar espaços assim. Vamos lá?
Qual a importância de uma sala de reunião equipada?
Reuniões fazem parte da rotina de toda empresa, seja com colaboradores, sócios, além de clientes atuais ou em potencial. Embora o foco seja direcionado ao assunto a ser debatido, o cenário onde que irá acontecer é, sim, muito importante.
Um local abafado, mal iluminado, apertado e sem equipamentos de projeção pode influenciar diretamente a qualidade da reunião. Afinal de contas, quando as pessoas estão desconfortáveis, a tendência é tentarem resolver tudo rapidamente para sair logo daquela situação.
Assim, o desconforto impacta diretamente no humor, que, por sua vez, influencia a tomada de decisão. Já imaginou o efeito disso em uma apresentação para um cliente em potencial, por exemplo?
Por todos esses fatores, é preciso contar com um espaço adequado e confortável. Assim, ninguém terá pressa para encerrar o assunto e sair logo do local, abordando todos os tópicos com tranquilidade.
O que não pode faltar em uma sala de reunião?
Mas quais são os itens que tornam uma sala de reunião completa? Veja a seguir 10 itens que não podem faltar!
1. Espaço adequado ao número de participantes
Primeiramente, o local deve ter espaço adequado para o número de participantes. Essa é uma condição básica para uma reunião acontecer. Afinal, uma sala apertada poderá transmitir uma impressão ruim, de desleixo e despreparo.
Vale lembrar que essa preocupação de proporcionar conforto não pode ser direcionada apenas aos clientes. Os funcionários também precisam de boas condições, tanto para a rotina de trabalho quanto para as reuniões. Isso é necessário para estimular a produtividade e reter talentos.
Importante: se você costuma realizar reuniões com um número maior de participantes, é preciso pensar nisso ao escolher o espaço. Verifique se, além de salas de pequeno e médio porte, há auditórios para receber mais pessoas e até realizar eventos.
2. Mobiliário ergonômico
A mobília é o detalhe que tornará o espaço apto para a realização de uma reunião. Basicamente, é preciso ter uma mesa e cadeiras ao redor.
Vale mencionar que a ergonomia é um fator fundamental, principalmente porque as reuniões podem durar várias horas. Então, é preciso que os participantes estejam confortáveis.
3. Equipamentos de projeção
As projeções de gráficos e outros tipos de conteúdo são bastante comuns em reuniões. Por isso, é necessário ter os equipamentos adequados para realizar as apresentações e tornar os dados visíveis para todos.
É necessário que o projetor esteja em perfeito estado para evitar imprevistos. Uma falha pode atrasar a reunião e comprometer todo o cronograma. Então, é sempre importante realizar testes com antecedência e, se possível, contar com o suporte de profissionais especializados.
4. Conexão com a internet de alta velocidade
Além das projeções, é comum que reuniões presenciais contem com a participação de outras pessoas à distância. Para isso, é necessário ter uma conexão com a internet de alta velocidade, para evitar quedas e travamentos.
5. Iluminação
A iluminação é essencial em ambientes de trabalho em geral, pois compromete tanto a visão das pessoas quanto a forma como se sentem nos espaços. Locais mal iluminados comprometem o bem-estar e o ânimo, impactando o humor e o desempenho profissional.
6. Climatização
Voltando à questão do conforto, a temperatura é mais um fator a ser analisado, especialmente no verão. Considerando também que as janelas das salas de reunião costumam ser fechadas para evitar ruídos externos, o ideal é que o espaço tenha ar condicionado.
7. Equipamentos para realizar videoconferências
Ter equipamentos adequados para videoconferências e apresentações é fundamental. Afinal, é bastante comum realizar reuniões com parte da equipe acompanhando a distância.
Nesse contexto, câmeras, microfones e projetores de qualidade, que garantam clareza no áudio e no vídeo, são imprescindíveis. Além disso, uma boa conexão à internet é essencial para evitar interrupções e garantir que todos os participantes possam se comunicar de forma eficaz.
8. Isolamento acústico
O isolamento acústico é um detalhe importante de uma sala de reunião para manter a privacidade e a concentração dos participantes. Ele impede que ruídos externos atrapalhem a discussão e que informações confidenciais sejam ouvidas por terceiros.
9. Ferramentas para fazer anotações
Ter ferramentas para fazer anotações facilita o registro de ideias e decisões importantes. Blocos de notas, canetas e até o próprio smartphone dos participantes podem ser usados para anotar pontos relevantes durante a reunião.
Esses recursos ajudam a manter a organização e a registrar informações que serão úteis posteriormente.
10. Quadro para fazer anotações e brainstorming
O uso de um quadro ou flip chart é bastante interessante para fazer anotações que fiquem visíveis a todos durante a reunião, especialmente durante sessões de brainstorming.
Essas ferramentas são práticas para visualizar ideias, planejar projetos e organizar pensamentos de forma clara e acessível para todos os participantes. Marcadores de cores diferentes também são úteis para destacar informações importantes.
Conheça modelos diferentes de sala de reunião
As salas de reunião podem ser adaptadas de diversas maneiras para atender às necessidades de cada equipe.
Diferentes modelos de espaço proporcionam ambientes variados capazes de influenciar a dinâmica e a produtividade das reuniões. Saiba mais a seguir!
Sala de reunião sem mesa
Uma sala de reunião sem mesa oferece um ambiente descontraído e flexível. Esse modelo é ideal para reuniões informais, sessões de brainstorming ou encontros rápidos.
Sem as limitações impostas pelo mobiliário, os participantes podem se movimentar livremente, utilizar painéis ou quadros para anotações e se engajar em atividades colaborativas de maneira dinâmica.
Sala de reunião com equipamentos de colaboração
Salas de reunião com equipamentos de colaboração são projetadas para facilitar o trabalho em equipe, estejam todos os membros presencialmente no local ou não, com parte acompanhando tudo virtualmente.
Esses espaços são equipados com internet de alta velocidade, sistemas de videoconferência, projeção, entre outros recursos. Os equipamentos permitem que os participantes compartilhem ideias e informações em tempo real, tornando o processo de tomada de decisões mais eficiente.
Onde encontrar uma sala de reunião completa?
Agora que você já sabe quais são os itens que não podem faltar em uma sala de reunião, possivelmente está se perguntando onde encontrar um espaço assim. A resposta está nos espaços de coworking!
Hoje, com a facilidade de realizar a locação de salas quando precisar usar, não é mais necessário realizar grandes investimentos e manter um espaço como esse como uma conta fixa da empresa. Dessa forma, os custos do negócio são otimizados e direcionados de forma estratégica.
Mais um benefício está em reservar a sala de reunião conforme o número de participantes, pois essa variação é bastante comum, dependendo do objetivo do encontro e de quem fará parte dele. Isso possibilita a flexibilização da demanda e também do custo.
E não são apenas salas de reunião que os coworkings proporcionam, existem diversas outras facilidades, como:
Local para trabalhar: é possível optar pelas mesas rotativas, localizadas em um ambiente compartilhado com outras pessoas, ou salas de escritório privativas. Os coworkers podem assinar planos de uso diário ou em alguns dias da semana.
Recepção: além de toda a estrutura das salas de reunião, os convidados são recebidos de maneira personalizada por profissionais do coworking, que irão encaminhá-los para a sala correta. Esse detalhe faz a diferença na construção de uma imagem positiva e de credibilidade.
Espaço para descanso e refeições: após uma reunião longa ou várias horas de trabalho, é importante fazer pausas para se alimentar e descansar. Mudar de ambiente é essencial para descomprimir a mente, e no coworking você pode fazer isso no espaço de convivência, equipado com sofás, jogos, copa, entre outros detalhes.
Localização estratégica: ao longo do texto falamos sobre características internas de uma sala de reunião. Contudo, existe um fator externo que possui uma grande relevância, a localização. Afinal de contas, os participantes irão se deslocar para comparecer, então quanto mais fácil for o acesso, melhor.
Tornar-se membro de uma comunidade: um coworking se diferencia de um complexo de salas de escritório porque os usuários não compartilham apenas o espaço, mas também se ajudam, formando uma poderosa comunidade.
Conclusão
A melhor maneira de ter acesso a uma sala de reunião completa, com todos os itens fundamentais para um ambiente confortável e funcional, é contratar o serviço em um coworking.
Se você prioriza qualidade, a sua melhor escolha é o Club Coworking! Acesse nosso site para saber mais sobre serviços e planos.
