A comunicação assíncrona se tornou um elemento crucial no ambiente de trabalho moderno, especialmente com o aumento do trabalho remoto e das equipes geograficamente distribuídas.

Na postagem de hoje vamos explorar o que é comunicação assíncrona, como ela se diferencia da comunicação síncrona, exemplos e dicas para você utilizá-la de forma eficaz em seu dia a dia profissional. Vamos começar?

O que é comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona refere-se à troca de informações que não exige a presença simultânea de todos os envolvidos. Assim, as mensagens podem ser enviadas e respondidas em momentos diferentes, permitindo que cada pessoa interaja conforme sua disponibilidade.

Esse tipo de comunicação é bastante útil entre equipes que trabalham em horários diferentes ou quando há uma necessidade de maior concentração e foco nas tarefas.

Qual a diferença entre comunicação síncrona e assíncrona?

A comunicação síncrona ocorre em tempo real, com as partes envolvidas interagindo simultaneamente. Isso inclui reuniões presenciais, chamadas de vídeo ou de voz e conversas instantâneas por meio de aplicativos de mensagens.

Por outro lado, a comunicação assíncrona não exige essa simultaneidade. Os participantes podem enviar e receber mensagens em tempos diferentes, sem a pressão de responder imediatamente.

Enquanto a comunicação síncrona é ideal para discussões que exigem respostas rápidas ou decisões imediatas, a assíncrona é mais adequada para situações onde a reflexão é necessária, ou onde o tempo de resposta não é um fator crítico. 

Dessa forma, escolher entre uma e outra dependerá do contexto em que a comunicação está sendo realizada.

Exemplos de interação assíncrona

Existem várias formas de interação assíncrona comumente utilizadas em ambientes profissionais. Confira os principais exemplos!

E-mail: um dos métodos mais tradicionais de comunicação assíncrona, permite que as mensagens sejam enviadas e respondidas em diferentes momentos, conforme a disponibilidade de cada um.

Plataformas de gestão de projetos: ferramentas como Trello, Asana ou Monday permitem que os membros da equipe atualizem o status das tarefas, façam perguntas e deixem comentários que podem ser respondidos posteriormente.

Documentos colaborativos: ferramentas como Google Docs ou Microsoft OneNote permitem que várias pessoas construam colaborativamente o conteúdo de um documento sem a necessidade de estarem online ao mesmo tempo.

Fóruns de discussão: plataformas como Slack têm canais onde os membros publicam perguntas ou discussões que podem ser respondidas posteriormente.

Quais as vantagens da comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona oferece diversas vantagens que a tornam uma escolha interessante para muitos profissionais e equipes. Conheça as principais!

Flexibilidade: permite que as pessoas respondam às mensagens no momento que for mais conveniente, facilitando a conciliação de diferentes horários e rotinas de trabalho.

Maior foco e concentração: como não exige respostas imediatas, a comunicação assíncrona permite que as pessoas se concentrem em suas tarefas sem interrupções frequentes.

Redução de estresse: sem a pressão para responder imediatamente, as pessoas podem refletir melhor sobre as mensagens recebidas e oferecer respostas mais ponderadas e completas.

Melhor registro de informações: como a comunicação geralmente é feita por escrito, há um registro das interações, que pode ser consultado posteriormente, ajudando na organização das discussões.

Inclusão: para equipes com membros em diferentes lugares, a comunicação assíncrona garante que todos possam participar das discussões, independentemente de onde estejam ou do horário que trabalham.

06 Dicas para uma comunicação assíncrona efetiva

A comunicação assíncrona oferece uma série de vantagens para profissionais e equipes. Mas, para aproveitá-la ao máximo, é importante seguir algumas práticas recomendadas. Confira as dicas!

1. Seja claro e objetivo

Ao comunicar-se de forma assíncrona, a clareza é fundamental. Como não há a oportunidade de esclarecer dúvidas instantaneamente, é crucial que suas mensagens sejam precisas e diretas. 

Isso evita mal-entendidos e garante que todos os envolvidos compreendam o ponto principal sem a necessidade de estender a troca de mensagens.

2. Defina prazos de resposta

Para gerenciar melhor o tempo e as expectativas, informe ao destinatário qual é o prazo desejado para a resposta. Seja claro sobre quando você espera um retorno, mas sempre com bom senso, sem exigir uma agilidade excessiva e difícil de cumprir.

3. Escolha a ferramenta certa

A escolha da ferramenta de comunicação pode impactar significativamente a eficácia da comunicação assíncrona. Por isso, utilize plataformas que se adequem ao tipo de mensagem que você está enviando.

E-mails, ferramentas de gerenciamento de projetos e aplicativos de mensagens têm funcionalidades diferentes que podem melhorar a organização e o acompanhamento das comunicações.

4. Evite os excessos

Enviar diversas mensagens seguidas pode ser confuso e ineficaz, especialmente quando a comunicação é assíncrona.

Se possível, concentre todas as informações relevantes em uma única mensagem. Isso ajuda a manter a clareza e evita sobrecarregar os destinatários com informações em parcelas.

5. Revise antes de enviar

Antes de enviar qualquer mensagem, revise o conteúdo. Verifique se a escrita está bem estruturada, sem erros e se transmite claramente o que deseja comunicar. 

Ferramentas de revisão ortográfica são interessantes porque mostram possíveis erros que você possa ter deixado passar. Esse cuidado ajuda a garantir que a comunicação seja profissional e precisa, evitando mal-entendidos.

6. Adote a comunicação assíncrona com clientes

Já pensou em adotar a comunicação assíncrona com seus clientes? Saiba que essa é uma estratégia bastante interessante, pois permite que defina uma parte do dia apenas para retornar os contatos, sem prejudicar a produtividade.

No Club Coworking é possível contratar o atendimento telefônico personalizado através do serviço de escritório virtual. Assim, as ligações feitas para o seu número profissional são atendidas e os recados são transmitidos por e-mail em tempo real.

Uma forma prática de gerenciar os contatos dos clientes e, além disso, de transmitir uma imagem de credibilidade através de um atendimento profissional.

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Conclusão

A comunicação assíncrona é uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência e a flexibilidade no trabalho. Ao aplicar as nossas dicas você poderá melhorar significativamente a forma como interage com sua equipe e clientes, contribuindo para um ambiente de trabalho mais produtivo e equilibrado.