Existem termos e abordagens que, para alguns, parecem ser direcionados apenas a grandes negócios, como é o caso da gestão de processos. Entretanto, empreendimentos menores também podem se beneficiar da estratégia.

Afinal, se atentar à organização dos processos é muito importante para manter padrões de qualidade. Então, a partir disso, reduzir custos, aumentar a produtividade e a satisfação dos clientes.

Vamos entender melhor o que é a gestão de processos? Continue a leitura e confira também os princípios da abordagem, importância, os passos para implementar e mais!

O que significa gestão de processos?

Gestão de processos é o nome dado a um conjunto de práticas realizadas visando melhorar as atividades de uma empresa. Para isso, elas são documentadas e acompanhadas continuamente, com melhorias sendo feitas sempre que uma necessidade é identificada.

Através da documentação, os colaboradores sabem exatamente o quê, quando e como precisam fazer. Essa abordagem proporciona uma visão mais objetiva sobre o negócio, facilitando a tomada de decisões e apoiando o crescimento.

Gestão de processos: exemplo

Observe um exemplo da gestão de processos em uma agência de marketing, mais especificamente na criação de uma campanha publicitária digital.

O processo seria dividido em etapas claras, como:

Briefing: a equipe de atendimento coleta as informações com o cliente sobre o objetivo da campanha.

Planejamento e definição de estratégia: com base nas informações, a equipe de estratégia cria um plano, definindo público-alvo, canais de divulgação e mensagens principais da campanha.

Produção de conteúdo: designers, redatores e editores trabalham para criar os materiais planejados previamente.

Revisão e aprovação: todo o conteúdo passa por uma revisão interna e, em seguida, é enviado para aprovação pelo cliente.

Publicação e monitoramento: a campanha é publicada nos canais escolhidos e monitorada continuamente.

Com essas etapas documentadas e seguidas sempre que a atividade for realizada, torna-se mais simples identificar e solucionar problemas. Se um dos setores percebe atrasos recorrentes, por exemplo, pode propor melhorias, como a redefinição de prazos ou mesmo mudanças nos processos.

Isso não apenas reduz erros como também aumenta a eficiência da equipe, garantindo a entrega no prazo e com a qualidade esperada.

Quais são os princípios da gestão de processos?

Veja quais são os princípios da gestão de processos, segundo o Guia Prática de Gestão de Processos, elaborado pelo Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Orientação para resultados: foco na obtenção de resultados concretos e não apenas na mera documentação dos processos.

Visão ponta a ponta: análise do processo por inteiro, abrangendo todas as áreas envolvidas.

Inovação: busca por soluções de impacto para gerar valor com agilidade.

Envolvimento: promoção da participação ativa dos colaboradores.

Gerência participativa: decisões compartilhadas entre os envolvidos no processo.

Soluções práticas: priorização de estratégias viáveis e adaptadas à realidade da organização.

Flexibilidade metodológica: adaptação das metodologias conforme a necessidade.

Decisões orientadas a dados: consideração de dados para uma tomada de decisões eficaz.

Entregas contínuas: aplicação de melhorias ao longo de todo o processo e não apenas no final.

Quais são os benefícios de uma gestão por processos?

Realizar a gestão de processos em uma empresa proporciona uma série de benefícios. Acompanhe!

Aumento da qualidade dos produtos ou serviços

Quando se tem processos bem definidos, as atividades são realizadas seguindo padrões pensado para trazer os melhores resultados. Como consequência, há um aumento da qualidade dos produtos ou serviços.

Assim, se tem uma reação em cadeia formada pela organização dos processos, qualidade, satisfação dos clientes, contratos e compras recorrentes, conquista de novos consumidores e assim por diante.

Facilidade de adaptação a mudanças

Estamos vivendo um momento do mundo no qual as mudanças acontecem o tempo todo, na maioria dos casos motivadas pelos avanços tecnológicos.

Nas empresas que realizam a gestão de processos de maneira eficiente, é bem mais simples se adaptar a essas transformações.

Visão detalhada do funcionamento da empresa

Um gestor precisa ter uma visão ampla sobre o negócio e a gestão de processos é uma grande aliada. Isso porque todas as atividades estão documentadas e são realizadas de modo padronizado.

Dessa maneira, é possível acompanhar o desempenho continuamente, identificar gargalos e tomar decisões embasadas, minimizando os riscos.

Redução dos desperdícios e retrabalhos

A organização e a padronização dos processos promovem o uso consciente dos recursos da empresa. Desse modo, há uma redução do desperdício de materiais, assim como do tempo dos colaboradores, com a redução de retrabalhos.

Melhora da comunicação

Com todos os processos mapeados, os membros da equipe conseguem identificar rapidamente a atividade que cada um está realizando. Isso facilita a interação e a comunicação, tornando o time bem mais entrosado.

Facilidade de gestão para equipes remotas

Com a melhora da comunicação e os demais benefícios citados, a empresa tem maior facilidade para gerenciar equipes remotas. Afinal, com todas as atividades alinhadas, cada colaborador entende seu papel e os prazos a serem cumpridos.

Isso evita mal-entendidos e aumenta a eficiência, mesmo quando a equipe está distribuída em diferentes locais.

Como implementar a gestão de processos em uma empresa?

Os passos para implementar a gestão de processos em uma empresa são bastante objetivos. Já a implementação em si, exige esforço e abertura de todos para a adaptação a novas formas de realizar as atividades.

Passo 1 – Mapeie os processos: identifique e documente todas as etapas de cada atividade, desde o início até a entrega final. Embora seja uma tarefa trabalhosa, lembre-se que essa base será usada por bastante tempo, com adaptações sendo feitas quando necessário.

Passo 2 – Defina objetivos claros: determine o que espera alcançar ao otimizar cada um dos processos.

Passo 3 – Designe responsáveis: atribua tarefas específicas a cada colaborador, considerando as suas competências.

Passo 4 – Estabeleça indicadores de desempenho: acompanhe os resultados e identifique pontos de melhoria para os processos.

Passo 5 – Monitore e revise: ajuste continuamente os processos sempre que houver necessidade para adaptá-los às mudanças e garantir eficiência.

A gestão de processos é uma estratégia fundamental para otimizar o funcionamento de uma empresa, independentemente do seu porte. Com processos bem definidos, é possível aumentar a qualidade, reduzir desperdícios, melhorar a comunicação e facilitar a adaptação a mudanças.

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