O ambiente de trabalho tem mudado rapidamente nos últimos anos, especialmente com o crescimento de modelos mais flexíveis. Entre essas novas práticas, o hot desking se destaca como uma alternativa interessante para quem busca mais dinamismo e otimização de espaço.

Essa prática é uma resposta às novas demandas do mercado, onde a flexibilidade e a eficiência se tornaram prioridades. Com o aumento do trabalho remoto e híbrido, muitas empresas estão repensando a necessidade de espaços de trabalho fixos para todos os funcionários.

O hot desking oferece uma solução que combina otimização de espaço com a possibilidade de criar um ambiente de trabalho mais dinâmico e colaborativo, adaptado às realidades de um mundo em constante mudança.

Mas o que exatamente é o hot desking e como ele pode beneficiar diferentes tipos de profissionais? Continue a leitura e confira!

O que é hot desking?

Hot desking é um sistema de organização do ambiente de trabalho onde não existem mesas fixas para cada pessoa. Em vez disso, os profissionais escolhem uma estação de trabalho disponível quando chegam ao local todos os dias.

Isso significa que as mesas são compartilhadas entre diferentes pessoas, dependendo de quem está no escritório naquele momento. Essa abordagem permite maior flexibilidade e otimiza o uso do espaço, já que a mesma mesa pode ser usada por várias pessoas ao longo do dia.

Como o hot desking funciona?

Hot desking é uma prática cada vez mais comum nos ambientes de trabalho modernos. Como não há lugares fixos para os funcionários no escritório, eles podem se sentar em qualquer mesa que encontrarem disponível quando chegarem para trabalhar.

Isso pode parecer um pouco estranho em um primeiro momento, especialmente para quem está acostumado a ter sua própria mesa. No entanto, o hot desking oferece diversos benefícios.

Para começar, promove uma cultura de flexibilidade e colaboração. Sem se prender a um único espaço, as equipes são incentivadas a se misturar e interagir mais, o que pode levar a uma troca mais frequente de ideias e um ambiente de trabalho mais dinâmico.

Além disso, o hot desking pode ajudar a otimizar o uso do espaço de escritório. Em vez de desperdiçar espaço com mesas vazias durante grande parte do dia, as empresas podem garantir que cada área seja usada de forma eficiente, reduzindo custos e minimizando o desperdício.

O que significa hot desking?

A expressão “hot desking” tem origem no inglês. Analisando-a separadamente, temos:

Hot: usado no sentido de algo que está em constante uso ou demanda, similar ao conceito de “hot seat”, que se refere a uma cadeira ou posição muito disputada em uma empresa.

Desking: vem de “desk”, que significa mesa ou escrivaninha, referindo-se ao ato de usar uma mesa.

Assim, “hot desking” se refere a um sistema onde as mesas de trabalho são utilizadas de forma rotativa, sem serem atribuídas permanentemente a cada indivíduo especificamente. Logo, as mesas estão “quentes” porque são constantemente usadas por diferentes pessoas.

Quais as principais características do hot desking?

Entenda melhor o conceito de hot desking através de suas principais características.

Não tem mesas fixas

A ausência de estações de trabalho fixas é uma das principais características do hot desking. Assim, cada dia pode ser diferente, com a escolha da mesa ou local de trabalho dependendo das necessidades e preferências do momento.

Conta com espaços otimizados

A configuração de ambientes que utilizam hot desking é projetada para aumentar a eficiência. As áreas comuns, salas de reunião e outros recursos são planejados para serem compartilhados por todos, o que pode resultar em uma melhor utilização do espaço e redução de custos.

Possibilita uma comunicação mais fluída do time

Como as pessoas não estão limitadas a uma estação fixa, há uma maior interação entre membros de diferentes equipes ou departamentos. Isso pode facilitar a troca de ideias e promover uma comunicação mais direta e colaborativa.

Conheça as vantagens do hot desking

Veja quais são as vantagens que o hot desking pode proporcionar para uma empresa e sua equipe.

Flexibilidade

Com o hot desking os funcionários têm a liberdade de escolher onde vão se sentar a cada dia. Esse simples detalhe pode aumentar a sensação de controle sobre o ambiente de trabalho, fazendo as pessoas se sentirem mais à vontade, o que contribui diretamente para o seu desempenho.

Incentivo à colaboração

Sem lugares fixos, as equipes são incentivadas a interagir mais e a trabalhar juntas em projetos. Afinal, embora existam ferramentas para a troca de mensagens e a realização de videoconferências, a proximidade física facilita muito a realização de tarefas em conjunto.

Facilidade para adoção da modalidade híbrida

Ao retornarem para o presencial após o fim da pandemia, muitas empresas ficaram no meio-termo, adotando a modalidade híbrida. Assim, sua equipe reveza entre dias de trabalho presencial no escritório e outros em home office.

O hot desking facilita a adoção do trabalho híbrido porque permite um melhor aproveitamento do espaço. Como não há mesas marcadas, é mais fácil definir a escala de dias presenciais ou remotos para cada profissional.

Otimização do espaço

O hot desking permite uma utilização mais eficiente do espaço de escritório, reduzindo custos com área física. Afinal, não é necessário manter grandes espaços, com divisão de salas e outros detalhes.

Estímulo à criatividade

O contato com outras pessoas é altamente estimulante para a criatividade. Em um escritório tradicional, os profissionais se sentam sempre nos mesmos lugares, interagindo com os mesmos colegas. Já no hot desking, o rodízio de mesas acaba gerando novas conexões, resultando na criação de ideias e soluções inovadoras.

Facilita a integração de novos funcionários

Quando um novo funcionário é contratado pela empresa, leva tempo até que ele se integre à equipe, especialmente se houver os famosos grupinhos. Isso é ruim porque prejudica a adaptação e, consequentemente, compromete o desenvolvimento do profissional.

Com o hot desking, os novatos conseguem se integrar mais facilmente, afinal interagem com mais pessoas ao longo dos dias, dependendo dos lugares onde se sentarem.

Diminuição dos custos operacionais

A flexibilidade proporcionada pelo hot desking também resulta em uma redução dos custos operacionais, especialmente quando a empresa opta por um espaço de coworking. Afinal, trata-se de um serviço que se adapta às necessidades dos clientes, oferecendo uma série de facilidades.

Para quem é indicado o hot desking?

O hot desking é indicado para profissionais que não precisam de uma estação de trabalho fixa. Assim, é uma excelente opção para freelancers, consultores, equipes que trabalham de forma remota ou híbrida, além de empresas que desejam otimizar o uso de seus escritórios.

Também é uma boa alternativa para organizações que desejam promover um ambiente de trabalho mais flexível e colaborativo, adaptando-se às diversas necessidades dos seus colaboradores.

Como implementar o hot desking?

Agora que você já sabe o que é hot desking e quais as suas vantagens, confira dicas para implementar na sua empresa!

1. Comunique claramente à equipe

Antes de fazer a transição para o hot desking, certifique-se de comunicar claramente os objetivos e benefícios dessa abordagem para toda a equipe. Esclareça as dúvidas que surgirem e demonstre abertura ao feedback.

2. Forneça suporte tecnológico

Garanta haver tecnologia adequada disponível para todos os funcionários, como notebooks, sinal de internet de alta velocidade e softwares que facilitem a colaboração. Assim, os profissionais poderão trabalhar de forma eficiente em qualquer lugar do escritório.

3. Ofereça áreas de trabalho alternativas

Além das mesas tradicionais, crie espaços alternativos, como áreas de convivência, salas de reunião informais e locais para a realização de videochamadas.

Oferecer diferentes opções de ambientes para os colaboradores faz com que eles se sintam mais acolhidos, além de estimular a interação e a criatividade.

4. Promova a limpeza e organização

Compartilhar espaços de trabalho requer responsabilidade compartilhada. Dessa forma, incentive os funcionários a manterem as mesas limpas e organizadas para garantir uma experiência agradável para todos.

5. Estimule a colaboração

Use o hot desking como uma oportunidade para promover a colaboração entre equipes e departamentos. Encoraje os funcionários a se misturarem e trocarem ideias. Isso poderá resultar em um entendimento mais amplo sobre as funções de cada um, impactando diretamente na qualidade das tarefas realizadas.

6. Considere o conforto

Certifique-se de que os espaços de trabalho sejam confortáveis e adequados para as necessidades dos funcionários, com cadeiras ergonômicas, iluminação adequada e acesso fácil a tomadas elétricas.

Está em dúvida sobre onde encontrar um local assim? Confira uma sugestão incrível no próximo tópico!

7. Explore os benefícios dos espaços de coworking

O coworking é um grande aliado das empresas para a implementação do hot desking. Afinal, esses espaços já são projetados com a flexibilidade de lugares em mente, oferecendo uma solução pronta para uso.

Isso significa que não será preciso investir em mobiliário, limpeza, manutenção e outros detalhes. Basta selecionar um plano, assinar e começar a usar!

Além disso, o coworking proporciona um ambiente dinâmico e colaborativo que pode inspirar sua equipe a adotar essa abordagem no trabalho. Afinal, a interação acontecerá tanto entre os colegas quanto com os demais usuários do espaço.

Conte com o Club Coworking para proporcionar à sua equipe um ambiente estruturado e dinâmico para a prática do hot desking. Contamos com mesas de trabalho rotativas em ambiente compartilhado e salas de escritório privativas. Assim, cada empresa pode contratar um plano adequado às suas necessidades.

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Conclusão

O hot desking se apresenta como uma solução inovadora e eficaz para as novas demandas do mercado de trabalho.

Com sua flexibilidade e capacidade de otimizar o uso do espaço, a prática não apenas atende às necessidades de empresas que buscam reduzir custos, mas também promove um ambiente de trabalho mais colaborativo e dinâmico.

Adotar o hot desking pode ser a chave para transformar a maneira como trabalhamos e colaboramos, trazendo mais eficiência e inovação para o ambiente de trabalho.