O plano de ação para empresa é uma ferramenta importante para gestores que desejam tomar decisões estrategicamente. Afinal, para atingir metas e objetivos, é necessário ter um planejamento adequado, otimizando recursos e reduzindo riscos.

Mas o que é um plano de ação? Por que é importante? Continue a leitura para descobrir e conferir outras informações relacionadas, como a melhor abordagem para esse planejamento, informações que não podem faltar e dicas de como criá-lo. Vamos lá?

O que é plano de ação na empresa?

O plano de ação é um registro que detalha os passos necessários para atingir as metas e objetivos de uma empresa. Trata-se, literalmente, de um planejamento com as ações que deverão ser executadas para se chegar no resultado desejado.

Existem várias formas de fazer isso, conforme mostraremos mais adiante. É importante que o gestor conheça bem o negócio e a equipe para escolher as abordagens que melhor atendam suas necessidades.

Qual é a principal finalidade do plano de ação?

São várias as finalidades do plano de ação. Primeiramente, existe a função macro, de servir como um direcionamento para alcançar as metas da empresa. Mas, colocando uma lupa sobre ela, temos as etapas para chegar a isso, sendo elas:

Definição e esclarecimento objetivos: o plano de ação ajuda a ter clareza sobre os objetivos do negócio, o que facilita traçar as estratégias certas para atingi-los.

Identificação e designação de atividades: o planejamento possibilita que cada membro da equipe saiba exatamente o que fazer e quando fazer, tornando o trabalho mais organizado e reduzindo problemas de execução.

Levantamento dos recursos necessários: com um plano bem detalhado, é possível mensurar os recursos necessários para alcançar os objetivos, incluindo aspectos financeiros, materiais e de pessoal.

Estabelecimento de prazos adequados: o detalhamento das ações para chegar aos objetivos da empresa ajuda no estabelecimento de datas limite para realizar cada uma delas.

Facilidade para o controle sobre as atividades: por fim, o plano de ação tem como uma de suas finalidades facilitar o acompanhamento das atividades, para garantir que tudo esteja sendo executado conforme o esperado.

O que não pode faltar em um plano de ação?

Para ser efetivo, um plano de ação precisa contar com algumas informações cruciais, acompanhe!

• Objetivo claro e bem definido;
• Lista detalhada de atividades para alcançar o objetivo proposto;
• Colaboradores responsáveis por cada tarefa;
• Recursos necessários, como investimentos financeiros, materiais, profissionais, entre outros;
• Prazos para realizar cada tarefa e alcançar as metas;
• Indicadores para acompanhamento dos resultados, como números para medir o progresso das ações implementadas.

Veja, a seguir, ferramentas que ajudam a incluir todas as informações que não podem faltar em um plano de ação.

Qual a melhor ferramenta para plano de ação?

Existem diversas ferramentas capazes de auxiliar na criação do plano de ação para empresas. Conheça a seguir as mais usadas.

5W2H

O método 5W2H é uma ferramenta simples e eficiente para a elaboração de planos de ação. Seu nome vem da primeira letra das sete perguntas essenciais nas quais é baseado, sendo elas:

• What (O que será feito?);
• Why (Por que será feito?);
• Who (Quem fará?);
• Where (Onde será feito?);
• When (Quando será feito?);
• How (Como será feito?);
• How much (Quanto custará?).

Ao responder essas perguntas, é possível estruturar um planejamento claro e objetivo, garantindo que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma metodologia que ajuda a definir prioridades dentro do plano de ação. O nome vem das iniciais de três critérios usados para classificar problemas ou tarefas, acompanhe:

• Gravidade: o impacto do problema na empresa;
• Urgência: o tempo disponível para resolver o problema;
• Tendência: a evolução do problema caso não seja resolvido.

Cada critério recebe uma pontuação, e a multiplicação dos valores indica quais atividades devem ser priorizadas. Então, a partir dessas informações, é possível criar um plano de ação efetivo e direcionado estrategicamente.

PDCA

O ciclo PDCA é uma abordagem de gestão amplamente utilizada para a resolução de problemas e melhoria contínua. Ele é dividido em quatro etapas, que são:

• Plan (Planejar): definir objetivos e ações necessárias para chegar ao resultado desejado;
• Do (Executar): colocar o plano em prática;
• Check (Checar): monitorar os resultados e identificar a necessidade de fazer ajustes;
• Act (Agir): implementar as melhorias identificadas e padronizar processos.

Essa metodologia permite uma análise contínua do desempenho, além de contribuir para a otimização das atividades da empresa.

SMART

A ferramenta SMART é bastante conhecida, sendo usada inclusive para o planejamento de ações pessoais. É uma estratégia prática e efetiva para a definição de metas, que devem seguir os critérios abaixo:

• Specific (Específico): é preciso ter clareza sobre o objetivo desejado;
• Measurable (Mensurável): deve ser possível medir o progresso através de números;
• Achievable (Atingível): a meta deve ser realista e viável;
• Relevant (Relevante): precisa ter impacto real nos resultados, ou seja, fazer sentido para o crescimento da empresa.
• Time-based (com prazo definido): deve ter um prazo determinado para sua conclusão.

Esse método garante que o plano de ação esteja alinhado com as necessidades do negócio e possa ser acompanhado de forma prática.

Como criar um plano de ação para uma empresa?

Ao longo do texto, explicamos os principais elementos que compõem um plano de ação eficiente, servindo como direcionamento para aplicar nas empresas. Vamos recapitular esses passos?

1. Defina o objetivo principal – Ter clareza sobre o que se pretende alcançar é o ponto de partida para qualquer planejamento.
2. Liste as atividades necessárias – Como já mencionado, todas as ações devem estar detalhadas para facilitar a execução.
3. Delegue responsabilidades – Cada atividade precisa ter um responsável definido para evitar falhas e garantir organização.
4. Estime os recursos necessários – Um planejamento eficaz considera os recursos financeiros, humanos e materiais envolvidos.
5. Estabeleça prazos realistas – Definir um cronograma adequado é essencial para o sucesso do planejamento.
6. Monitore os resultados e ajuste quando necessário – Acompanhar os indicadores de desempenho permite a aplicação de correções rápidas para maior eficiência.

Seguindo esses passos, você terá um plano de ação bem definido, garantindo maior controle sobre as atividades e, consequentemente, melhores resultados.

Gostou das dicas? Aproveite para conferir outras postagens do blog do Club Coworking sobre empreendedorismo, negócios e muito mais!