Pessoas que não estão familiarizadas com o coworking e essa modalidade de trabalho têm diversas dúvidas a respeito. Na publicação de hoje falaremos sobre uma delas, se é permitido receber pessoas no espaço de coworking.

Já adiantamos que sim, os coworkers podem receber pessoas no escritório, porém, seguindo algumas medidas para garantir o conforto e o respeito ao espaço de todos. Assim, anfitrião, convidado e os demais profissionais podem compartilhar o ambiente de forma harmoniosa e organizada.

Siga a leitura para entender como funciona o recebimento de pessoas no espaço de coworking e confira dicas para causar uma excelente impressão nos clientes que forem te visitar.

Como receber pessoas no espaço de coworking?

Existem duas formas de ser membro de um coworking, ocupando uma das posições rotativas em um ambiente compartilhado ou uma sala privativa. Na segunda opção há mais liberdade para receber pessoas, afinal, trata-se de uma sala reservada.

De qualquer maneira, para coworkers das duas opções citadas existem outras formas mais adequadas e confortáveis para receber pessoas no espaço. Saiba mais!

Sala de reuniões

Vai receber um cliente para uma reunião? A melhor forma de fazer isso é reservando a sala de reuniões. Assim, vocês poderão conversar reservadamente, sem a interferência de ruídos externos e nem atrapalhar os demais membros do local.

Flexibilidade é uma palavra de ordem quando se trata de coworking e o uso da sala de reunião deixa isso bastante claro. Para utilizar o espaço basta fazer a reserva, o pagamento é contabilizado por hora, permitindo uma otimização de custos.

A sala de reunião é a opção mais indicada para receber uma ou mais pessoas e realizar apresentações, debater para tomar decisões, enfim, encontros com um grupo mais conciso.

Auditório

Nos casos em que se pretende receber um grupo maior, para realizar eventos como palestras, workshops e outros, a opção mais adequada é o auditório. É um local preparado para receber os convidados confortavelmente.

A locação pode ser feita por hora, período ou dia. Mais uma vez, a flexibilidade oferecida pelos coworkings proporciona facilidade aos usuários, que podem usar o espaço de acordo com as suas necessidades.

Ambiente de convivência

Para encontros rápidos e mais informais, o ambiente de convivência atende bem. Você pode tomar um café com um convidado, que pode ser um cliente, parceiro de negócios ou mesmo um amigo que deseje conhecer seu local de trabalho.

8 Dicas para receber pessoas no coworking

Depois de falarmos sobre as opções para receber pessoas no coworking, confira dicas de como causar uma boa impressão nessas situações.

1. Avise na recepção que está esperando alguém

Por mais que o coworking conte com recepção para realizar o atendimento inicial dos visitantes, é válido deixar avisado que está esperando alguém. Fale para o profissional responsável o nome do convidado e a finalidade da visita.

Desse modo, assim que a pessoa chegar será rapidamente direcionada para o local que deve ir, que pode ser a sala de reunião, auditório ou espaço de convivência. Essa recepção personalizada ajudará a causar uma impressão ainda melhor.

2. Realize a reserva da sala de reunião ou auditório com antecedência

Por mais que um bom coworking seja equipado com várias salas, é melhor não contar com a sorte e fazer a reserva do espaço que irá usar com antecedência. Assim, evitará imprevistos e terá mais calma para se preparar para o encontro.

Os coworkers podem receber pessoas no escritório, porém, seguindo algumas medidas para garantir o conforto e o respeito ao espaço.

3. Considere o número de pessoas ao reservar a sala

Coworkings são espaços flexíveis que permitem aos usuários desfrutar das vantagens oferecidas de modo personalizado. Por isso, considere o número de pessoas ao reservar a sala de reunião. Dessa maneira, se houver salas com variação de tamanho, irá utilizar uma que seja adequada.

4. Seja pontual

Não é porque já estará no local que não precisa se preocupar com a pontualidade. Deixar o convidado esperando por muito tempo na recepção não irá pegar bem. Então, se tiver uma reunião marcada, organize sua rotina para garantir que estará livre no horário combinado.

5. Prepare o conteúdo que será abordado previamente

Mesmo que for falar de um tema que domina, é importante se preparar. Repasse os tópicos que irá abordar e crie uma apresentação em slides se achar necessário para usar como apoio durante a reunião e evitar se esquecer de algum ponto importante.

Lembre-se dessa dica especialmente nos casos em que o encontro envolver algo decisivo, como o fechamento de um contrato. Afinal de contas, em situações assim tendemos a nos sentir ansiosos, o que pode comprometer a memória.

6. Teste os equipamentos

Se for usar equipamentos, como projetores e outros, durante a reunião, teste-os com antecedência. Esse cuidado irá evitar que se enrole no meio da apresentação e pareça despreparado. Além disso, se tiver alguma dificuldade poderá solicitar ajuda da equipe do coworking.

7. Deixe claro aos convidados que se trata de um coworking

Ao convidar pessoas para uma reunião no escritório, deixe claro que se trata de um coworking. Acredite, o fato de não possuir um espaço próprio não irá te desabonar em nada, pelo contrário.

Coworkings são considerados espaços modernos e cada vez mais requisitados, inclusive por grandes empresas. Portanto, para evitar mal entendidos, explique para as pessoas que está localizado em um escritório compartilhado.

8. Salve apresentações em diferentes formatos

Mais uma dica que irá te ajudar a prevenir imprevistos durante a reunião é salvar a apresentação em diferentes formatos e locais, como PDF e armazenado em nuvem. Por mais que as máquinas sejam inteligentes, elas não estão protegidas de falhar, portanto, previna-se.

Conclusão

Você não apenas pode receber pessoas no espaço de coworking como deve. Esses locais contam com uma estrutura preparada para realizar diferentes tipos de encontro com conforto, além de contribuírem para causar uma excelente impressão nos convidados.

Se você deseja se tornar membro de um espaço totalmente preparado e com uma localização privilegiada, venha para o Club Coworking! Contamos com duas unidades em endereços de destaque na cidade de São Paulo: Avenida Paulista e Faria Lima.

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