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Como organizar workshop em coworkings?

Dez dicas para workshop.

O workshop é um formato de curso de curta duração bastante interessante para treinar colaboradores e até oferecer ao público. Diversos assuntos podem ser explorados nesse tipo de formação que combina teoria e prática de modo bastante objetivo.

Mas como organizar um workshop em um coworking? É possível promover algo nesse formato em espaços compartilhados? Continue a leitura para saber mais e conferir dicas para realizar o seu.

Vantagens de organizar workshop em coworkings?

Para organizar um workshop fora de um coworking, além do conteúdo, é preciso cuidar de vários detalhes, como:

  • Alugar um espaço adequado ao número de participantes;
  • Contratar uma equipe para recepcionar os convidados;
  • Contratar serviço de limpeza;
  • Alugar equipamentos para projeção;
  • Pensar em um local para as pessoas estacionarem seus carros.

Lembrando que os tópicos se referem apenas às questões estruturais. Além de tudo isso será necessário pensar no mais importante: o conteúdo do workshop.

A grande vantagem de organizar um workshop em um coworking é exatamente não precisar pensar em questões estruturais. Nos melhores coworkings, além de locais para trabalhar, há salas de reunião e espaços para eventos.

Tudo o que será preciso fazer é reservar o local de acordo com o número de participantes. Assim, toda a sua atenção poderá se voltar para o conteúdo, pois as questões estruturais serão gerenciadas pela equipe do coworking.

10 Dicas para organizar workshop em um coworking

Agora que já falamos sobre os benefícios de organizar workshop em um coworking, confira dicas para obter um resultado impecável.

1. Comece usando a ferramenta 5W2H

Para realizar projetos em geral é importante começar utilizando uma ferramenta, como a 5W2H. Trata-se de um método bastante simples para obter um norte e planejar as ações seguintes.

O nome da ferramenta é uma referência à primeira letra de sete questionamentos que devem ser respondidos, observe:

What (o que)

A pergunta inicial é: o que será feito? Nesse caso, já sabemos que se trata de um workshop. É importante responder de forma detalhada, com a finalidade do curso.

Why (por que)

Por que será feito? Aqui é preciso pensar em qual é a sua motivação para organizar o workshop. Pode ser para promover o seu trabalho, treinar colaboradores, divulgar um curso mais completo, entre outras possibilidades.

Where (onde)

O terceiro W da ferramenta 5W2H pergunta “onde será feito?”. Já sabemos que será no coworking, então essa etapa será facilitada. 

When (quando)

Quando o workshop será realizado? A data é uma informação fundamental, pois deve ser adequada para os participantes e para o espaço em que irá acontecer, ou seja, a sala de eventos do coworking precisa estar disponível.

Who (quem)

Quem será o responsável por fazer o workshop acontecer? Além de você, há outras pessoas envolvidas.

How (como)

Detalhar as etapas para a realização do workshop é muito importante. Então, detalhe tudo o que deverá ser feito para chegar ao objetivo.

How much (quanto vai custar)

Por fim, temos a última letra H, que se refere ao custo do workshop. Levantar o orçamento total desde o início é essencial para precificar ingressos ou se planejar para arcar com as despesas, caso o objetivo seja de divulgação e fortalecimento de marca.

Aprenda como realizar um workshop em coworking

2. Verifique o número de participantes

Para organizar o workshop da melhor forma e proporcionar uma boa experiência para todos é necessário saber qual será o número de participantes. Mesmo que seja natural mais pessoas se interessarem poucos dias antes, é preciso ter um limite.

3. Verifique o orçamento

Organizar qualquer evento, mesmo de pequeno porte, envolve custos. Então, logo no início do projeto, verifique o orçamento e o valor disponível para investir. Se o workshop for pago, essa informação será fundamental para a precificação das inscrições.

4. Defina a data

A data parece um detalhe banal, mas deve ser muito bem pensada. Afinal, as pessoas precisam ter espaço na agenda para participar. Então, faça uma pesquisa com o público-alvo para encontrar o melhor dia e horário.

Mesmo que não dê para agradar a todos, é importante encontrar um meio-termo para a maior parte dos interessados poder comparecer.

5. Reserve a sala do coworking

Com a definição de informações relacionadas ao número de participantes e à data, chega o momento de reservar a sala do coworking. Considere o público máximo para não ter problemas depois, afinal, é melhor ter uma sala com uma capacidade um pouco maior do que não comportar a todos.

6. Forme uma equipe

Embora não seja preciso se preocupar com as questões relacionadas à estrutura, é importante contar com uma equipe para ajudar na preparação do workshop. Se for um número restrito de participantes, apenas uma pessoa para auxiliar será suficiente. Verifique todos os detalhes para saber de quanta ajuda irá precisar.

7. Planeje as atividades

Quais serão as atividades realizadas no workshop? Como vimos, esse é um tipo de evento que combina teoria e prática. Então pense em como o conteúdo teórico apresentado poderá ser trabalhado posteriormente.

8. Defina a programação do workshop

Além de horário para começar e encerrar, é preciso definir a ordem e o tempo de duração de cada etapa do workshop. Pense nisso e defina a programação. Inclusive, é válido divulgá-la para o público, essa informação ajudará a gerar interesse nas pessoas.

9. Busque parcerias e patrocínios

Independentemente de estar realizando um workshop para poucas pessoas, é interessante contar com parcerias e patrocínios. Essas empresas poderão entrar com um investimento financeiro ou cedendo algum tipo de brinde para os participantes.

Unir-se a empresas para realizar eventos é válido não apenas pelo apoio em si, mas também pela credibilidade. Quando você se une a companhias renomadas se torna visto da mesma forma pelas pessoas.

10. Divulgue o workshop

Por fim, é preciso divulgar o workshop para o seu público-alvo. Se for um evento aberto, convide os colegas do coworking para participar. Essa será uma ótima oportunidade para fazer networking e divulgar o seu trabalho entre seus coworkers.

Agora você sabe como planejar um workshop em coworkings! Se deseja contar com uma estrutura completa, conheça o Club Coworking!