No post de hoje vamos falar sobre as ferramentas de automação mais comuns utilizadas em coworkings. Continue lendo para conhecer seu funcionamento e as vantagens oferecidas.A automação de coworkings é uma das características que diferenciam esses espaços de escritórios tradicionais. Além da flexibilidade na contratação dos planos para os usuários, a rotina é facilitada pela tecnologia.

Principais ferramentas para automação de coworkings

Conheça as principais ferramentas usadas para automação em coworkings e veja como elas contribuem para mais praticidade na rotina dos residentes.

Aplicativo de controle de acessos

Hoje em dia, realizamos uma série de tarefas através de aplicativos instalados no smartphone. Em coworkings eles podem ser usados para abrir portas no local. Especialmente em espaços que permitem o acesso 24 horas, essa é uma grande facilidade, pois não há o risco de perder chaves ou esquecê-las em casa. 

Controle de projeção e iluminação via tablet

As salas de reunião são espaços muito úteis para quem vai reunir uma equipe de profissionais ou mesmo receber clientes. Geralmente, esses encontros envolvem apresentações de gráficos, dados e outras informações.

Outra ferramenta de automação presente nos coworkings é o controle de projeção e iluminação utilizando tablets. Dessa maneira, a pessoa que estiver presidindo a reunião não precisará se levantar ou ficar próximo ao computador, pois consegue fazer tudo através do dispositivo e com apenas alguns cliques.

Notificação de correspondências recebidas

Um serviço bastante útil que os melhores coworkings oferecem é o de escritório virtual. São muitas as facilidades oferecidas, como a possibilidade de usar o endereço para fins comerciais e fiscais. 

Em termos de automação, a vantagem está nas notificações de correspondências recebidas e reendereçamento, caso deseje recebê-las em outro local. Assim, você pode se ausentar do escritório ciente de que será informado caso alguma carta importante chegue.

Transmissão de recados em tempo real

Além das correspondências, há as ligações, que também fazem parte do serviço de escritório virtual. As chamadas são atendidas por profissionais especializados, podendo ter até atendimento em outros idiomas, ótimo para quem tem clientes e parceiros de negócios no exterior.

Assim que as ligações são recebidas, a transmissão de recados é feita imediatamente. Embora não seja uma ferramenta tecnológica, em que os processos ocorrem em modo automático, o efeito é o mesmo, pois o usuário é notificado imediatamente. O mesmo vale para a gestão de correspondências.

Benefícios da automação de coworkings

As ferramentas de automação facilitam a nossa rotina de diferentes maneiras. Veja a seguir quais são os benefícios proporcionados pelos recursos de automação de coworkings.

1. Liberdade para entrar na sala do coworking

O aplicativo para controle de acessos dá liberdade para os coworkers entrarem na sala no horário em que precisarem, desfrutando com facilidade da disponibilidade de permanecer 24 horas aberto.

Se em determinado dia você precisar trabalhar até mais tarde, chegar mais cedo ou mesmo ir à noite ao escritório, sabe que poderá acessar o espaço pelo aplicativo. Mais uma vantagem é a segurança que a tecnologia proporciona nesse sentido.

2. Não correr o risco de perder ou esquecer chaves

Ainda em relação ao aplicativo para controle de acessos, há a vantagem de não correr o risco de perder as chaves ou esquecê-las em casa. Já imaginou enfrentar o trânsito e ao chegar no local perceber que esqueceu o chaveiro?

Graças à tecnologia não há chances disso acontecer, porque o smartphone costuma ser o item que dificilmente alguém esquece de levar, seja para onde for. Afinal, o dispositivo ocupa um espaço de grande funcionalidade, sendo usado para muitas tarefas.

3. Mais praticidade em reuniões

Na hora de promover reuniões, a automação está presente no tablet que facilita o gerenciamento dos slides e da iluminação da sala. Ter essas funções à mão e de modo facilitado ajuda até a controlar o nervosismo em apresentações importantes, além de proporcionar mais conforto.

4. Flexibilidade para se ausentar do escritório sem perder recados

Embora a comunicação online esteja cada vez mais popular, as chamadas telefônicas continuam sendo usadas, especialmente por clientes que buscam determinados serviços. O serviço de transmissão de recados em tempo real proporciona tranquilidade para se ausentar sem perder oportunidades.

Se um cliente em potencial liga e você não pode atender no momento, será informado e poderá entrar em contato rapidamente. Essa agilidade é fundamental em um mercado concorrido e com clientes que têm pressa, então, pode fazer a diferença para ter uma agenda cada vez mais cheia.

5. Ter uma pessoa responsável pelas correspondências

Outro benefício é a gestão das correspondências, que não são tão frequentes por causa da comunicação digital, mas podem envolver o recebimento de documentos oficiais. Então, contar com esse serviço proporciona tranquilidade para garantir a segurança desses papéis.

Coworking: praticidade que impulsiona a carreira

As ferramentas de automação de coworkings proporcionam praticidade e estão totalmente alinhadas com a ideia desses espaços, que são flexíveis e alinhados às necessidades contemporâneas.

O profissional da atualidade nem sempre está todos os dias no escritório e nem nos mesmos horários. Muitas vezes é necessário realizar viagens, trabalhar em casa e outros lugares ou até ir ao coworking em horários diferentes.

Os recursos tecnológicos, os serviços e toda a configuração do serviço proporcionam a mobilidade que os profissionais precisam. Por isso, os coworkings têm cada vez mais procura, porque oferecem praticidade, economia, funcionalidade e flexibilidade, tudo isso em endereços privilegiados.

Estar em uma região conhecida por abrigar empresas e profissionais de sucesso faz uma grande diferença para se consolidar. Os clientes e o mercado olham com outros olhos, também há mais facilidade para fazer contatos e ter acesso a oportunidades.

Todas essas vantagens estão levando muitas empresas, até mesmo de grande porte, a migrarem para coworkings. Esse movimento está se tornando cada vez mais comum. Quer fazer parte dele e desfrutar dos benefícios? Venha para o Club Coworking!

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