Em uma empresa, a área que mantém contato direto com os clientes é facilmente reconhecida. No entanto, existem setores cruciais por trás das operações visíveis pelo público, chamados de backoffice.

Sem ele, atividades de venda, atendimento e suporte não teriam os recursos necessários para garantir a qualidade dos serviços oferecidos e manter bons relacionamentos com os clientes.

Vamos entender melhor? Continue a leitura para descobrir o que é backoffice e o significado da sigla BKO, sua importância, profissionais que fazem parte dessa área e mais!

O que é backoffice?

O backoffice é a parte da empresa responsável pelas atividades internas, ou seja, aquelas que não têm contato direto com os clientes, mas que garantem o bom funcionamento do negócio.

Em tradução livre, backoffice significa algo como “parte de trás do escritório”, um termo que reflete bem seu papel de suporte às atividades principais e “vistas” pelo público.

Dentro do guarda-chuva do backoffice, encontram-se departamentos como: financeiro, contabilidade, recursos humanos, logística, TI e muitos outros que garantem o funcionamento organizado e eficiente dos processos.

O que é um BKO?

Assim como ocorre com várias expressões do universo corporativo, o termo backoffice é comumente abreviado como BKO.

Os dois contextos mais comuns onde a abreviação é utilizada são:

• Para designar toda a estrutura ou equipe de suporte interno.
• Para se referir a sistemas tecnológicos que ajudam a gerenciar essas operações internas, como softwares de gestão financeira, automação de processos e outros.

Diferença entre front office e back office

Embora ambos os termos façam parte do funcionamento de uma empresa, front office e backoffice desempenham papéis diferentes, mas complementares. Observe:

Front office: parte da empresa que tem contato direto com os clientes, sendo responsável por atividades como vendas, atendimento ao cliente e suporte. Esses departamentos estão na linha de frente e são os principais responsáveis por gerar uma boa experiência para o cliente.

Backoffice: parte que trabalha nos bastidores, oferecendo suporte ao front office e garantindo que todos os processos internos estejam alinhados e funcionando corretamente. Isso inclui áreas como financeiro, TI, recursos humanos e logística.

Qual a importância do backoffice em uma empresa?

O backoffice desempenha um papel fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer negócio. Veja quais são os principais pontos que mostram sua importância.

Organização e eficiência operacional

Através de processos internos bem estruturados, a empresa consegue operar de forma ágil e eficiente. Afinal, sem um bom suporte, os departamentos de front office, ou seja, que possuem contato direto com os clientes, enfrentariam dificuldades para entregar resultados de qualidade.

Gestão financeira e de recursos

De nada adianta realizar um grande volume de vendas se o dinheiro não for bem administrado nos bastidores. Assim, a saúde financeira do negócio depende diretamente da atuação do setor financeiro e contábil, ambos parte do backoffice.

Conformidade e segurança

Áreas como TI e departamento jurídico garantem que a empresa esteja em conformidade com normas e regulamentos. Isso protege o empreendimento de diversos problemas, como vazamentos de dados, multas etc.

Apoio para o crescimento

Com processos internos bem gerenciados, a empresa pode expandir suas operações de forma segura e sustentável.

Inclusive, a qualidade do backoffice é essencial para a escalabilidade do negócio, possibilitando seu crescimento sem comprometer a qualidade das operações.

Quais são os profissionais que fazem parte do backoffice?

O backoffice costuma ser formado por uma equipe multidisciplinar, variando conforme o segmento e as necessidades da empresa.

Pode ser composta por profissionais de diferentes áreas que colaboram para o sucesso do negócio, como:

Financeiro e contabilidade: são os responsáveis por controlar o fluxo de caixa, gerenciar pagamentos, faturamento e demonstrativos financeiros.

Recursos humanos: cuidam de aspectos ligados à equipe, como recrutamento, seleção, treinamentos, gestão de benefícios e clima organizacional.

TI (Tecnologia da Informação): garantem que os sistemas da empresa estejam funcionando corretamente e os dados seguros.

Logística e operações: gerenciam a cadeia de suprimentos, garantindo que produtos ou serviços cheguem aos clientes conforme o planejado.

Jurídico: assegura que a empresa siga leis e regulamentos, evitando riscos que possam resultar em multas, problemas com os clientes e prejuízos para sua imagem.

Como o coworking pode ajudar na gestão de backoffice?

O coworking pode ser um aliado estratégico para o backoffice de uma empresa, oferecendo soluções práticas para otimizar a gestão dessas atividades internas. Acompanhe!

Infraestrutura completa

Os espaços de coworking oferecem salas privativas, estações de trabalho em ambiente coletivo, acesso à internet de alta velocidade, salas de reunião e outros recursos, garantindo que as equipes de backoffice possam trabalhar com conforto e eficiência.

Redução de custos operacionais

Empresas que optam pelo coworking podem economizar com os custos de aluguel e manutenção de um escritório fixo, alocando recursos para áreas mais estratégicas do backoffice, como tecnologia e capacitação de pessoal.

Ambiente flexível para expansão

Conforme o negócio cresce, é possível ajustar o plano conforme as necessidades da empresa, migrando para salas maiores sem burocracia ou custos adicionais com multas e mudanças.

Serviços administrativos integrados

Os melhores espaços de coworking oferecem serviços de suporte, como recepção, gestão de correspondências e atendimento telefônico. Isso otimiza ainda mais o tempo das equipes de backoffice e permite que elas se concentrem em atividades estratégicas.

Apoio para a adoção do trabalho híbrido

O coworking também facilita a transição e a gestão do modelo de trabalho híbrido, que têm se tornado cada vez mais comum, especialmente entre equipes de backoffice. Isso proporciona:

• Espaços físicos para dias de trabalho presencial e reuniões;
• Internet de alta velocidade e ambientes preparados para videoconferências;
• Redução de custos;
• Ambiente confortável e motivador para os colaboradores.

Conclusão

O backoffice é uma peça-chave para o funcionamento eficiente de uma empresa, garantindo suporte estratégico e operacional.

Para potencializar ainda mais essa área, o coworking se apresenta como uma solução flexível, capaz de integrar perfeitamente as equipes de backoffice e front office.

Com infraestrutura completa, recursos compartilhados e ambientes adaptáveis ao crescimento do negócio, oferece um espaço ideal para alinhar operações internas e externas, garantindo produtividade e otimização de custos.

Se você busca flexibilidade para alocar suas equipes e um ambiente preparado para impulsionar o seu negócio, conheça o Club Coworking. Acesse o site e descubra nossos serviços e planos personalizados para atender às suas necessidades!