Existem alguns passos essenciais para manter a saúde financeira de uma empresa e a conciliação bancária é um deles. Comparar os registros internos com a movimentação das contas do empreendimento é muito importante para evitar o descontrole.

Vamos entender melhor do que se trata? Continue a leitura para descobrir o que é conciliação bancária, para que serve, quando deve ser realizada, se é obrigatória, o passo a passo e mais!

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é uma comparação feita entre o extrato bancário da conta corrente da empresa e seu controle financeiro interno. Uma forma de conferir se os registros estão corretos e ter informações seguras sobre o saldo do negócio.

Para deixar mais claro, vamos usar como exemplo uma agência de marketing. Ao longo de uma semana, o negócio recebeu pagamentos de clientes que somam R$ 30 mil, e teve uma série de despesas com o total de R$ 8 mil. Todos esses valores foram registrados na planilha de controle da empresa.

Ao final da semana, o profissional responsável pelo setor financeiro, analisa esses registros e confere com o extrato da conta bancária empresarial. Se houver alguma divergência, é sinal de falha no controle ou até possíveis fraudes, servindo como alerta para o gestor.

Para que serve a conciliação bancária?

Segundo dados divulgados pelo IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), em torno de 48% das empresas fecham antes de completar 3 anos de existência por falta de planejamento financeiro.

Isso mostra o quanto processos de conferência são necessários para se ter maior controle sobre as finanças do empreendimento, além de ajudar na tomada de decisões estratégicas.

Veja algumas das principais funções da conciliação bancária:

• Identificação de possíveis fraudes;
• Controle mais confiável das contas da empresa;
• Informações concretas sobre o saldo bancário;
• Melhora da previsão de fluxo de caixa;
• Planejamento orçamentário mais efetivo;
• Prevenção de pagamentos duplicados;
• Correção de erros em lançamentos financeiros;
• Facilidade na auditoria interna;
• Segurança na tomada de decisões.

Quando é realizada a conciliação bancária?

A conciliação bancária deve ser feita periodicamente para garantir o bom controle financeiro do empreendimento. Cabe a cada gestor definir a periodicidade adequada conforme o porte do negócio.

De modo geral, empresas com um volume baixo de transações podem optar por realizar a conciliação mensalmente. Já aquelas com movimentações intensas, devem realizá-la semanalmente ou até mesmo todos os dias.

Independentemente da escolha, o ideal é não deixar longos períodos sem a verificação, pois isso pode dificultar a correção de possíveis erros e atrasar a aplicação de ações corretivas.

É obrigatório fazer conciliação bancária?

Não existe nenhuma lei que obrigue as empresas a realizarem a conciliação bancária. Entretanto, é altamente recomendada como uma boa prática de gestão financeira.

Em casos específicos, como de empresas que passam por auditoria ou que precisam prestar contas aos seus investidores, esse processo pode ser exigido internamente.

De qualquer modo, mesmo quando não obrigatória, realizar a conciliação traz benefícios claros para a organização financeira, reduzindo os riscos de fraudes e erros.

Quem deve fazer a conciliação bancária?

O profissional responsável por fazer a conciliação bancária costuma variar conforme o porte e a estrutura da empresa.

Em pequenos negócios, é comum que o próprio dono assuma essa tarefa ou a delegue para um funcionário do setor financeiro. Já em empreendimentos de médio ou grande porte, essa costuma ser uma responsabilidade do contador, analista financeiro ou equipe de controladoria.

Independentemente de quem faça a conciliação bancária, o importante é que a pessoa responsável tenha conhecimento detalhado das movimentações e consiga rapidamente identificar inconsistências.

Qual a diferença entre fluxo de caixa e conciliação bancária?

Embora ambos estejam ligados ao controle financeiro, fluxo de caixa e conciliação bancária são processos distintos. Observe:

Fluxo de caixa: envolve o registro e monitoramento de todas as entradas e saídas de dinheiro realizadas, e também previstas, em determinado período. As previsões são importantes porque proporcionam uma visão futura das finanças.

Conciliação bancária: é a comparação entre os registros internos e o extrato bancário, garantindo que o saldo final registrado na empresa esteja correto.

Resumindo, enquanto o fluxo de caixa tem foco na previsão financeira, ou seja, nas entradas e saídas de dinheiro futuras, a conciliação verifica se os registros passados e presentes estão corretos.

Como fazer conciliação bancária: passo a passo

Conheça o passo a passo para fazer a conciliação bancária e veja como manter as finanças da sua empresa em ordem, prevenindo fraudes e descontrole.

1. Reúna as informações necessárias

No passado, para fazer a conciliação bancária era necessário ter em mãos o extrato bancário da conta da empresa. Hoje, as informações podem ser facilmente consultadas pelo internet banking, em sites ou aplicativos.

Também é preciso ter acesso à planilha ou sistema usado para os registros financeiros da empresa. Inclusive, existem softwares que têm entre suas funcionalidades a conciliação bancária, facilitando o processo.

2. Compare as entradas e saídas

Confira todas as transações registradas no extrato bancário online e no controle interno, verificando se coincidem. Todos os valores devem estar exatamente iguais para uma conferência efetiva.

3. Identifique e corrija diferenças

Caso encontre divergências, como valores incorretos, pagamentos não registrados ou depósitos pendentes, investigue as causas e corrija os registros. Em muitos casos, se trata apenas de uma falha nos registros. Entretanto, dependendo do tamanho da divergência, pode ser sinal de fraude.

4. Verifique também lançamentos futuros

Certifique-se de que pagamentos agendados na conta corrente da empresa estejam devidamente registrados no fluxo de caixa. Com tudo alinhado, a saúde financeira do negócio estará protegida.

5. Revise os saldos finais

Ao final da conciliação, confirme se o saldo bancário e o saldo do registro interno coincidem, garantindo a total precisão das informações financeiras.

6. Registre e armazene os resultados

Mantenha um registro das conciliações para facilitar auditorias e análises futuras, sem perder nenhuma informação importante.

Seguindo esses passos, sua empresa irá minimizar uma série de riscos e manter um controle financeiro saudável, essencial para um crescimento sustentável.

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