Para se reunir com clientes e parceiros de negócios, não basta ter mesa e cadeiras. O ambiente deve oferecer conforto, privacidade e a estrutura necessária para o encontro. Por isso, não se deve subestimar a importância de uma sala de reunião, especialmente quando é preciso causar uma boa impressão.

O fato de a reunião ser marcada nas instalações da sua empresa transmite mais confiança, o que é ótimo para fechar negócios. No entanto, sabemos que manter um espaço assim para usar eventualmente não é viável, especialmente para pequenas empresas. Então, o que fazer?

A solução para essa questão está na economia compartilhada, mais precisamente em coworkings. Nesses espaços, os usuários podem contratar serviços de acordo com a sua necessidade, otimizando os seus custos.

Quer saber mais? Continue a leitura e saiba como ter acesso ao ambiente perfeito para realizar reuniões produtivas e causar uma excelente impressão!

Sala de reunião em coworking: praticidade e economia para encontros produtivos

Primeiramente, falaremos sobre as vantagens de utilizar uma sala de reunião em um coworking. Esses espaços são bastante democráticos e oferecem locais para profissionais de diferentes áreas trabalharem. É possível escolher entre as mesas rotativas ou as salas de escritório.

Para receber clientes e parceiros de negócios, há as salas de reunião que podem ser reservadas por valores de acordo com o tempo de uso. Então, se a sua reunião vai durar apenas duas horas, não é necessário arcar com os custos de aluguel do dia todo, por exemplo.

Conheça mais vantagens da sala de reunião em coworking.

Infraestrutura completa

Reservando a sala de reunião você tem acesso a equipamentos de projeção, suporte de TI, recepção para os seus convidados e café. Isso significa não precisar se preocupar com esses detalhes, apenas com o assunto que será debatido no encontro.

Salas de reunião em diversos tamanhos

Mais um fator que ajuda na criação de um ambiente perfeito para a reunião e na economia é que há salas de diversos tamanhos. Assim, você faz a reserva considerando o número de participantes, podendo ir de grupos pequenos, médios ou com até 46 pessoas!

Ambiente climatizado

Quando se fala em ambiente perfeito não é apenas a aparência que conta, o conforto é essencial e está diretamente ligado à temperatura. Poder contar com ar condicionado faz toda a diferença para proporcionar horas agradáveis aos convidados da sua reunião.

Serviço de estacionamento

O estacionamento é um detalhe que não está diretamente ligado ao ambiente da reunião, mas fará parte da experiência dos convidados. O fato de haver local para os participantes estacionarem seus carros agrega mais praticidade.

Ambiente reservado

Parece prático realizar reuniões em cafés, no entanto, a praticidade pode custar conforto, privacidade e a imagem transmitida aos clientes. Na sala de reunião do coworking você conta com um ambiente reservado e isolamento acústico. 

Assim, além de poderem tratar de assuntos confidenciais da empresa com tranquilidade, você e seus convidados não serão interrompidos por barulhos externos. Isso fará uma grande diferença para os resultados do encontro.

Dicas para criar um ambiente perfeito na sala de reunião

Agora que já falamos sobre as vantagens de usar uma sala de reunião em um coworking, confira dicas de como preparar o espaço e realizar um encontro impecável.

1. Verifique se o encontro precisa ser presencial

Primeiramente, verifique a necessidade de realizar o encontro presencialmente. Afinal de contas, dependendo do assunto e da duração, a reunião poderá ser feita através de uma videochamada, sem os participantes precisarem se deslocar.

Nesse caso, você poderá utilizar cabines destinadas exatamente para isso no coworking. Assim, terá privacidade e tranquilidade para manter o seu foco na tela, sem se distrair com ruídos externos, graças ao isolamento acústico.

No entanto, se os convidados demonstrarem disponibilidade para uma reunião presencial e você perceber que isso fará a diferença, não hesite em realizá-la dessa forma. Geralmente, quando se trata de um encontro decisivo, como a apresentação de um serviço para o cliente em potencial decidir ou não pela contratação, o fato de ser presencial poderá contribuir para um bom resultado.

2. Reserve a sala considerando o número de participantes

Para ter um ambiente perfeito para uma reunião é necessário que o espaço comporte confortavelmente todos os participantes. Então, leve isso em consideração ao reservar a sala, para evitar escolher uma pequena ou grande demais para o encontro.

Todos devem ter um local para se sentar em torno da mesa e visualizar a apresentação do projetor, se houver. Pense nesses detalhes na hora de fazer a reserva para a gerência do coworking.

3. Inclua elementos que reforcem a sua marca

Muitas pessoas têm dúvidas se o uso de um espaço do coworking não torna a reunião impessoal. A verdade é que é bastante simples deixar o espaço com a cara da sua marca.

Você pode fazer isso incluindo elementos com o logotipo da sua empresa no espaço. Confira algumas sugestões:

• Colocar sobre a mesa blocos de anotações com a marca para cada participante;
• Inserir o logotipo da empresa em cada slide que for projetado;
• Levar um objeto decorativo personalizado para colocar em uma mesa de apoio.

São várias as possibilidades de personalizar a sala de reunião de um coworking de forma simples e com objetos fáceis de transportar. Apenas é necessário tomar cuidado para não se exceder, pois a marca deve estar presente, mas sem exageros.

4. Ofereça um café aos convidados

Ofereça um café aos convidados, afinal, essa é a bebida tradicional das reuniões. Para encontros de maior duração e um público maior, é válido investir em um coffee break. Você pode contratar o serviço no coworking, juntamente com a locação da sala.

5. Vá à sala antes da reunião

Por mais que a gestão do coworking vá deixar a sala preparada para a sua reunião, vá ao local antes dos convidados chegarem. Assim, poderá deixar a apresentação no ponto certo para ser projetada, além de saber onde irá se posicionar e outros detalhes. A familiaridade com o ambiente ajudará você a transmitir mais confiança.

Gostou das dicas para criar um ambiente perfeito em uma sala de reunião? Acredite, pequenos detalhes contam para causar uma boa impressão em uma reunião de negócios.