Assinar documentos de maneira remota se tornou uma necessidade no contexto atual, pois confere mais rapidez e flexibilidade para os negócios. Além disso, a assinatura eletrônica ou digital contribui para reduzir o uso de papéis para impressão. Também facilita o armazenamento e gerenciamento de documentos digitalmente.

Conhecendo essas vantagens, é interessante saber como é o processo de assinatura digital. No post de hoje explicaremos mais sobre como utilizar esse recurso no seu dia a dia de trabalho. Tenha certeza que é um meio que facilitará consideravelmente suas atividades. Vamos começar?

Assinatura eletrônica x assinatura digital: quais são as diferenças?

Antes de descobrir como assinar documentos de maneira remota, é preciso entender as diferenças entre assinatura eletrônica e digital. A assinatura eletrônica consiste em qualquer mecanismo eletrônico, criptografado ou não, utilizado para identificar um indivíduo.

Por sua vez, a assinatura digital exige um certificado digital, decodificado por chave pública. Trata-se de uma chave virtual privada que legalmente é equivalente a uma assinatura convencional em papel. 

O certificado e o aceite devem ser gerados por uma Autoridade Certificadora (AC). Assim, a pessoa está associada à sua chave criptografada, garantindo a sua identidade.

É importante se informar a respeito de qual tipo de assinatura é exigido para o documento que você irá assinar remotamente. Isso irá poupar tempo e evitar ter que assinar novamente um mesmo arquivo.

Como a assinatura remota de documentos é possível?

Está cada vez mais inviável trabalhar apenas com a assinatura à caneta em papel. Em muitos casos, não há tempo hábil para que os envolvidos se reúnam presencialmente para assinar os documentos. Depender do envio dos documentos por serviços de entrega pode dificultar consideravelmente o fechamento de contratos.

A solução para essa situação é usar algum produto de assinatura remota, uma forma segura e prática de se comprometer com o fechamento de contratos. Inclusive, é possível fazer isso mesmo quando se está sem internet, pois existem ferramentas que podem ser usadas offline, desde que estejam pré-programadas.

Aplicativos para assinar documentos de maneira remota

Durante o auge da pandemia, muitas empresas adotaram o trabalho remoto e isso evidenciou a necessidade da assinatura eletrônica ou digital. Para facilitar esse processo, é interessante conhecer aplicativos que oferecem essa solução.

Conheça algumas opções que podem ajudar a sua empresa a romper as barreiras físicas para a assinatura de documentos diversos.

Microsoft Office

Esse aplicativo é compatível com smartphones com sistema Android e está disponível gratuitamente. Trata-se de uma ferramenta de grande versatilidade, que oferece acesso ao Word, Powerpoint e Excel. Além disso, o app ainda conta com ferramentas que permitem gerenciar arquivos no formato PDF.

Nesse app há a opção de incluir uma assinatura própria para documentos. O usuário pode criar e salvar a sua assinatura usando três opções de pincéis diferentes. Na sequência, basta inseri-la em um arquivo PDF, salvar e exportar com as alterações.

Os arquivos poderão ser carregados do seu dispositivo, conta do OneDrive, imagens ou documentos convertidos, ou até por digitalização feita pela câmera. As funções do Office incluem ainda a extração de textos e imagens de um arquivo.

É uma boa alternativa para quem precisa editar documentos com rapidez e no próprio smartphone.

Adobe Fill & Sign

O Adobe Fill & Sign é um app disponível gratuitamente para Android e iOS, que permite ao usuário preencher e assinar documentos rapidamente. Pode ser usado para armazenar assinaturas e os principais dados pessoais do usuário, como nome completo, endereço, entre outros.

Sendo assim, ao editar um arquivo em formato PDF basta usar o aplicativo para incluir essas informações em poucos passos. Nele, o usuário pode salvar a própria assinatura ou somente as suas iniciais para uma rápida verificação. 

Estando com o documento aberto, basta tocar em qualquer parte dele para que uma caixa de texto seja aberta, permitindo inserir as informações. Após ter assinado os documentos, é possível salvá-los ou enviá-los por e-mail ou outras plataformas. 

Nesse app ainda há uma ferramenta que permite digitalizar documentos impressos e convertê-los para o formato PDF. Trata-se de uma boa opção para quem precisa de rapidez para assinar e editar documentos no dia a dia.

DocuSign

Compatível com Android e iOS, está disponível gratuitamente com opções de compra no app. Essa plataforma gerencia todos os processos de assinatura eletrônica. Pode ser usado para criar registro próprio e para acompanhar o andamento do envio do documento final. Também permite que pessoas diferentes assinem o documento no próprio arquivo. 

Nesse aplicativo é possível cadastrar assinaturas, datas, iniciais e outras informações. No momento em que um novo arquivo é inserido, é necessário informar quantas pessoas precisarão assiná-lo. 

Na tela de edição do DocuSign há ícones para incluir datas, nomes e assinatura. O app ainda conta com uma ferramenta de seleção inteligente, responsável por identificar os principais termos escritos. Nessa tela dá para acompanhar quais são as ações pendentes e os documentos prontos para envio.

Na versão gratuita desse aplicativo é possível enviar até três documentos diferentes. Se desejar explorar mais opções, é necessário assinar os planos pagos oferecidos pela plataforma. A versão “Personal” (mais simples) tem o valor de R$ 54,10 por ano. Nela, é possível enviar até cinco documentos por mês. 

IlovePDF

Esse aplicativo é compatível com Android e iOS, está disponível em versão gratuita e tem opções de compra. O IlovePDF oferece a possibilidade de assinar documentos, além de editá-los e gerenciá-los. É possível salvar até três assinaturas para uso no app. 

A assinatura pode ser aplicada em arquivos salvos em PDF no seu dispositivo ou em arquivos que estejam digitalizados pelo scanner do app. Na tela principal, o usuário pode organizar os arquivos recentes e os seus favoritos em uma biblioteca. Assim, o acesso e o compartilhamento são facilitados.

O app possui uma versão premium que oferece acesso ilimitado a todas as ferramentas. São até 20 ferramentas para edição de arquivos. O valor mensal é de R$ 17,99 e o valor anual é de R$ 144,99. 

Gostou de saber mais sobre assinar documentos remotamente? Aproveite para conferir outras postagens do blog Club Coworking sobre empreendedorismo, negócios e muito mais!