Embora hoje seja possível fazer videochamadas com apenas alguns cliques, a reunião presencial continua sendo necessária em diversas situações. Afinal, a tecnologia gera muitas facilidades, mas não consegue suprir completamente a sinergia estimulada pela presença física.

Lembrando que a necessidade de encontros presenciais também se aplica a empresas remotas. Reunir a equipe regularmente pode trazer uma série de benefícios para o relacionamento geral e os resultados do negócio.

Continue lendo para conhecer as vantagens das reuniões presenciais, conferir dicas para torná-las produtivas e ainda uma sugestão incrível de local para realizá-las. Vamos lá?

Vantagens da reunião presencial para as empresas e as equipes

Ao nos encontrarmos com outras pessoas podemos ouvir com mais atenção seu tom de voz, observar as expressões faciais, enfim, nos sentirmos mais próximos. Veja, a seguir, as principais vantagens que uma reunião presencial pode proporcionar para as empresas e suas equipes.

Comunicação mais eficaz

Nada supera a comunicação cara a cara. As nuances da linguagem corporal e o tom de voz são elementos cruciais que às vezes se perdem nas conversas virtuais.

Conexões mais fortes

Estar no mesmo espaço físico fortalece os laços entre os membros da equipe. Situações corriqueiras, como uma conversa informal no corredor ou um almoço compartilhado, são fundamentais para aproximar os colegas e fortalecer o trabalho colaborativo.

Foco total

Reuniões presenciais tendem a ser mais focadas. Quando estamos todos juntos, é mais fácil manter a atenção e evitar as distrações.

Resolução de conflitos

Questões delicadas muitas vezes são melhor resolvidas presencialmente. A proximidade física pode ajudar a suavizar tensões e encontrar soluções de forma mais rápida e eficiente.

Estímulo à criatividade

O ambiente presencial estimula a criatividade. Novos ambientes, rostos familiares e interações espontâneas ajudam a gerar ideias inovadoras.

Construção de confiança

Confiar em alguém é muito mais fácil quando você o conhece pessoalmente. Reuniões presenciais ajudam a construir essa confiança essencial para o trabalho em equipe.

Feedback instantâneo

Receber feedback em tempo real é valioso para o crescimento profissional. Nas reuniões presenciais, é mais fácil trocar opiniões e sugestões de forma imediata.

Tomada de decisões mais rápida

Quando todos estão juntos, é mais fácil chegar a um consenso e tomar decisões importantes de forma ágil.

Criação de memórias compartilhadas

Momentos especiais e conquistas da equipe são mais significativos quando celebrados pessoalmente. Essas memórias compartilhadas fortalecem o espírito de equipe.

Humanização do ambiente de trabalho

Por fim, reuniões presenciais humanizam o ambiente de trabalho. É importante lembrar que por trás das telas e dos e-mails, há pessoas reais com suas histórias, emoções e experiências.

10 Dicas para reuniões presenciais produtivas

Agora que você já sabe quais são as vantagens de realizar reuniões presenciais com sua equipe, confira dicas para tornar esses encontros ainda mais produtivos!

1. Crie um cronograma

Antes da reunião, é essencial preparar um cronograma detalhado com os tópicos a serem discutidos e o tempo previsto para cada um deles. Assim, conseguirá manter o foco da reunião, garantindo que todos os participantes estejam alinhados com os objetivos.

2. Estabeleça um tempo limite

Defina um tempo máximo para a reunião e permaneça dentro desse limite. Um cronograma claro ajuda a manter a reunião organizada e eficiente, evitando que se prolongue desnecessariamente e que os participantes se dispersem.

3. Escolha o local certo

A escolha do local da reunião é crucial para o seu sucesso. Opte por um ambiente confortável, com espaço suficiente para todos os participantes e equipado com as comodidades necessárias, como equipamento de projeção, por exemplo.

4. Envie materiais com antecedência

Se houver documentos, apresentações ou outros materiais a serem discutidos durante a reunião, envie-os para os participantes com antecedência. Isso permite que todos revisem o conteúdo e cheguem preparados, tornando as discussões mais produtivas.

5. Convide apenas as pessoas necessárias

Mantenha a lista de participantes da reunião enxuta, convidando apenas as pessoas cuja presença é realmente necessária para alcançar os objetivos da reunião. Isso evita a sobrecarga de informações e garante que as discussões sejam relevantes e eficazes.

6. Incentive a participação de todos

Durante a reunião, incentive a participação ativa de todos os presentes. Faça perguntas, solicite opiniões e ideias, e certifique-se de que todos tenham a oportunidade de contribuir.

Isso não apenas enriquece as discussões, mas também promove o engajamento e o senso de pertencimento dos participantes.

7. Registre as decisões e ações

Mantenha um registro com as decisões tomadas durante a reunião, assim como das ações a serem tomadas e dos responsáveis por sua execução. Isso ajuda a garantir que todos saiam do encontro com uma compreensão clara do que foi discutido e do que precisa ser feito a seguir.

8. Evite distrações

Defina regras para o uso de smartphones e notebooks durante a reunião. Afinal, eles podem desviar a atenção dos participantes e prejudicar a produtividade. Mostre o quanto a participação ativa de todos é importante e capaz de fazer a diferença.

9. Ofereça um coffee break

Se a reunião for longa, lembre-se de oferecer um coffee break aos participantes. Afinal, com fome ninguém conseguirá ter boas ideias. Mais adiante daremos uma dica de um local para realizar reuniões que conta com esse serviço.

10.  Solicite feedback

Após a reunião, solicite feedback dos participantes sobre a sua eficácia e como ela pode ser melhorada no futuro. Isso demonstra que você valoriza a opinião dos colaboradores e está comprometido em realizar reuniões cada vez mais produtivas e eficientes.

Onde empresas remotas podem realizar uma reunião presencial?

Encontrar o local perfeito para realizar uma reunião presencial para uma empresa remota pode até parecer desafiador. Mas na realidade existe uma solução perfeita: as salas de reunião em espaços de coworking.

Esses locais oferecem uma variedade de salas de reunião disponíveis para locação por hora, proporcionando um ambiente profissional e adequado para conduzir discussões importantes.

Entre os principais benefícios oferecidos estão:

• Ambiente profissional com ar-condicionado, mobiliário confortável e isolamento acústico;
• Flexibilidade de custo, pagando apenas quando usar;
• Infraestrutura tecnológica, com equipamentos para realizar apresentações e internet de alta velocidade;
• Localização estratégica de fácil acesso;
• Facilidade para contratar serviço de coffee break.

Venha desfrutar de todas essas vantagens no Club Coworking! Além de salas de reunião para locação, oferecemos salas privativas de escritório, mesas de trabalho em ambiente compartilhado, atendimento telefônico personalizado, gestão de correspondências e muito mais! Acesse nosso site para conferir as opções de serviços e planos.